1.  Общие настройки

Прежде чем начать работу с материалами необходимо определить основные параметры. Для этого нужно выбрать пункт меню «Настройка – Параметры…» и перейти на ветку «Материалы» (Рисунок 1.1), после чего необходимо ввести следующую информацию:

·         Как рассчитывается учетная цена на материалы – с НДС или без НДС.

·         Как указывается продажная цена на материалы – с НДС или без НДС.

 

Рисунок 1.1. Параметры материалов

Следующие параметры материального учета являются предустановленными:

·         Использовать стандартные соотношения единиц измерения.

·         Метод оценки запасов – FIFO.

·         Флаг «Рассчитывать цены автоматически» – установлен. Цены будут рассчитываться автоматически при сохранении документа на списание.

2.  Номенклатурный справочник

2.1.       Общие принципы работы со справочником

Номенклатурный справочник предназначен для хранения информации о товарно-материальных ценностях, в том числе о бумаге и материалах, используемых при изготовлении полиграфической продукции. Для просмотра и корректировки справочника материалов (Рисунок 2.1) необходимо выбрать пункт меню «Склад – Материалы…».

 

Рисунок 2.1. Материалы

Прежде чем заполнять номенклатурный справочник необходимо настроить системный классификатор ТМЦ. В системе существуют две преопределенные ветви системного классификатора – «Запечатываемые материалы» (материалы, привязанные к этой ветви, используются при выборе бумаги в заказе) и «Основные материалы». Кроме того, можно создавать другие ветви нижнего уровня, которые, как и ветвь «Материалы», могут быть использованы при привязке материалов к технологическим операциям. Для этого необходимо выбрать меню «Настройка – Классификаторы…» и выбрать слева группу «ТМЦ» (Рисунок 2.2).

 

Рисунок 2.2. Классификатор ТМЦ

Настройка классификатора осуществляется с помощью кнопок «Добавить», «Добавить на следующий уровень», «Редактировать», «Удалить» (Рисунок 2.3).

 

Рисунок 2.3. Кнопки для настройки классификатора

Для добавления уровня системного классификатора необходимо нажать кнопку «Добавить» на панели свойств объекта. Будет предложено ввести наименование уровня (Рисунок 2.4). После ввода наименования необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Для добавления подуровня системного классификатора необходимо нажать кнопку «Добавить на следующий уровень» на панели свойств объекта. Будет предложено ввести наименование подуровня (Рисунок 2.4). После ввода наименования необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Для изменения наименования уровня системного классификатора необходимо нажать кнопку «Редактировать» на панели свойств объекта. Будет предложено ввести новое наименование уровня. После ввода наименования необходимо нажать кнопку «Сохранить».

 

Рисунок 2.4. Ввод наименования уровня

Для удаления уровня системного классификатора необходимо нажать кнопку «Удалить» на панели свойств объекта. Выбранный классификатор будет помечен Удален, если у него есть подуровни – то Удален с подуровнями. Для отмены удаления необходимо еще раз нажать кнопку «Удалить».

Для сохранения всех сделанных изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить изменения». В результате все изменения будут сохранены в базе данных.

Ветки классификатора могут быть переноситься на другие уровни с помощью перетаскивания мышью (drag'n'drop). Кроме того, для переноса классификатора на один уровень верх можно использовать кнопку «Переместить на уровень выше» (Рисунок 2.5).

 

Рисунок 2.5. Кнопка "Переместить на уровень выше"

Если в номенклатурном справочнике установлен флаг «Включать подуровни» (Рисунок 2.1), то при выборе ветки классификатора, имеющей подуровни, элементы подуровня будут показаны в общем списке. Аналогично этот флаг работает в окне выбора ТМЦ.

Для различных групп материалов определены различные наборы реквизитов.

Для всех материалов:

·         Единица измерения ТМЦ.

·         Единица измерения для нормативной и продажной цены. В этой единице измерения задается нормативная и продажная цена в справочнике материалов. Если реквизит не заполнен - берется единица измерения ТМЦ.

·         Валюта нормативной цены.

·         Цена нормативная. Нормативная цена бумаги и материалов, исходя из которой рассчитывается плановая себестоимость.

·         Валюта продажной цены.

·         Цена продажная. Продажная цена бумаги и материалов, исходя из которой рассчитывается стоимость бумаги и материалов.

·         Регистрировать вместе с выработкой. Значение реквизита определяет, нужно ли предлагать материал к списанию при регистрации фактической выработки. Установив значение «Нет», можно задавать материалы, которые не будут списываться, даже если в параметрах системы и в справочнике технологических операций сделаны настройки, при которых эти материалы списываться должны

·         Документ на списание. Значение реквизита определяет, в черновике или чистовике создавать документ на списание материала при регистрации расхода из регистрации факта.

·         Периодичность списания. Периодичность создания документов на списание материала при регистрации расхода из регистрации факта.

·         До скольких округлять при расчете заказа. Значение реквизита определяет, до скольких в большую сторону будет округлено расчетное количество материала. Например, если значение реквизита 5, а в результате расчета получилось 101, в результате округления будет получено значение 105.

·         Списывается на заказ. Содержит значение "Да", если списание материала происходит с указанием конкретного заказа. Материалы, для которых реквизит «Списывается на заказ» имеет значение «Да» (если значение не задано для конкретного материала, то оно проверяется на группе материалов), попадают в «Отчет о материалах, списанных на заказы».

Замечание. Подробнее о списании материалов – в книге «Управление производством», раздел «Списание материалов».

·         Ширина материала.

·         Высота материала.

·         Толщина материала.

·         Цвет.

Кроме того, для группы запечатываемых материалов дополнительно определены следующие реквизиты:

·         Плотность материала.

·         Тип бумаги. Выбирается из справочника значений.

·         Изготовитель запечатываемого материала.

·         Лист/роль. Может принимать значения «Листовая» или «Ролевая».

Также отдельный набор реквизитов определен для группы полуфабрикатов:

·         Каталог. Каталог продукции.

·         Артикул.

·         Бренд.

·         Основной материал.

·         Технологические процессы. Стандартные технологические процессы, которые могут быть использованы при изготовлении продукции из полуфабриката.

·         Основной цвет.

·         Дополнительный цвет.

·         Размер.

·         Формат изображения максимальный.

·         Вес.

·         Изделий в упаковке.

·         Вес упаковки.

·         Размер упаковки.

·         Минимальный тираж.

В качестве единиц измерения можно использовать следующие:

·         Процент. Краткое наименование – «%».

·         Единица. Краткое наименование – «ед».

·         Килограмм. Краткое наименование – «кг».

·         Лист. Краткое наименование – «л».

·         Литр. Краткое наименование – «литр».

·         Метр. Краткое наименование – «м».

·         Метр квадратный. Краткое наименование – «м2».

·         Минуты. Краткое наименование – «мин».

·         Миллиметр. Краткое наименование – «мм».

·         Печатный лист. Краткое наименование – «п.л.».

·         Пачка. Краткое наименование – «пач».

·         Полоса. Краткое наименование – «пол.».

·         Петля. Краткое наименование – «пт».

·         Сантиметр. Краткое наименование – «см».

·         Сантиметр квадратный. Краткое наименование – «см2».

·         Стопа. Краткое наименование – «ст».

·         Тысяча штук. Краткое наименование – «тыс. шт.».

·         Часы. Краткое наименование – «час».

·         Штука. Краткое наименование – «шт».

·         Экземпляр. Краткое наименование – «экз».

При работе с  номенклатурным справочником могут быть выполнены следующие стандартные действия:

·         Настройка отображаемых реквизитов (подробное описание см. в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» раздел «Настройка отображения реквизитов в таблицах»). В числе прочих для отображения могут быть настроены такие реквизиты как «Дата последнего поступления» и «Дней с последнего поступления», «Дата последнего прихода» и «Дней с последнего прихода», «Дата последнего движения» и «Дней с последнего движения», «Дата начального остатка», «Дата последнего включения в заказ», «Вид номенклатуры», «Внутренний код группы ТМЦ» и «Примечание к ТМЦ».

·         Добавление, удаление и корректировка информации.

·         Поиск информации (подробное описание см. в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» раздел «Поиск»).

·         Сортировка как по одной колонке, так и по нескольким (подробное описание см. в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» раздел «Сортировка»).

·         Фильтрация (подробное описание см. в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» раздел «Фильтрация»).

·         Выгрузка в Excel (подробное описание см. в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» раздел «Выгрузка таблиц в Microsoft Excel»).

Данные в справочник можно копировать из буфера обмена. Для этого после нажатия на кнопку «Добавить с копированием данных» нужно выбрать пункт меню «Копировать из буфера обмена» (Рисунок 2.6).

 

Рисунок 2.6. Пункт меню «Копировать из буфера обмена»

После этого в появившемся окне нужно указать разделитель и определить набор загружаемых реквизитов материала, выбрав их в заголовках колонок таблицы (Рисунок 2.7).

 

Рисунок 2.7. Импорт ТМЦ из буфера обмена

Кроме этого, можно установить флаг «Игнорировать ТМЦ с неуникальными наименованиями».

Импорт производится при нажатии на кнопку «Импортировать». При этом осуществляются все стандартные проверки (на уникальность наименования, корректность и обязательность заполнения реквизитов).

2.2.       Альтернативные единицы измерения

У каждого материала обязательно должна быть указана основная единица измерения (реквизит «Единица измерения ТМЦ»), в которой материал должен быть рассчитан при расчете заказа.  Кроме основных единиц измерения могут быть и альтернативные. Они могут использоваться для указания единицы измерения для учетной и продажной цены (реквизит «Единица измерения для учетной и продажной цены»), а также в документах прихода от поставщика и списания в производство.

Соотношения между допустимыми в системе PrintEffect единицами измерения настроены жестко. Таким образом производится пересчет между экземплярами, штуками и тысячами штук, а также между метрами, сантиметрами и миллиметрами.

Также без использования алгоритмов производятся следующие пересчеты:

·         Между листами и килограммами.

·         Между листами и метрами.

·         Между листами и квадратными метрами.

·         Между метрами и квадратными метрами.

·         Между метрами и килограммами.

·         Между квадратными метрами и килограммами.

2.3.       Остатки и движение в справочнике материалов

2.3.1.     Остатки

Для того чтобы посмотреть или ввести остатки материалов необходимо встать на нужный материал и выбрать закладку «Остатки» (Рисунок 2.8).

 

Рисунок 2.8. Ввод остатков в номенклатурном справочнике

Показывается следующая информация об остатках:

·         Цена на указанную дату.

·         Количество на указанную дату.

·         Стоимость на указанную дату.

·         Цена текущего остатка.

·         Текущий остаток. Стоимость текущего остатка.

·         Неснижаемый остаток.

·         Дата начального остатка (если есть).

По умолчанию остаток показывается в основной единице измерения, определенной для выбранного материала. Для просмотра остатков в других допустимых единицах измерения необходимо выбрать единицу измерения в выпадающем списке над таблицей остатков. Если невозможно пересчитать остаток в выбранную единицу измерения, то вместо остатка на экране будут символы «???».

2.3.2.     Движение

Для просмотра движения по выбранному материалу необходимо перейти на закладку «Движение» и указать период, за который хочется получить эту информацию. После этого на экране появится список документов, в которых было движение выбранного материала (Рисунок 2.9).

В случае наличия соответствующих прав доступа пользователь может открыть и откорректировать нужный документ, нажав клавишу «Редактировать», а также удалить документ, нажав клавишу «Удалить».

 

Рисунок 2.9. Движение материала

Замечание. Количества в строках по сличительной ведомости отображаются со знаком плюс или минус.

2.4.       Изображение материала

На закладке «Изображение» можно определить картинку для конкретной записи справочника. Для этого нужно нажать кнопку «Загрузить изображение из файла…» (Рисунок 2.10) и выбрать файл из стандартного диалога (Рисунок 2.11).

 

Рисунок 2.10. Кнопка «Загрузить изображение из файла…»

 

Рисунок 2.11. Диалог выбора файла

Удалить изображение можно с помощью соответствующей кнопки (Рисунок 2.10).

Изображение, в случае его наличия, может быть просмотрено в виде подсказки в номенклатурном справочнике и в окнах выбора ТМЦ. Для просмотра нужно подвести курсор к кнопке с фотоаппаратом, расположенной слева от наименования ТМЦ (Рисунок 2.12).

 

Рисунок 2.12. Просмотр изображения ТМЦ

2.5.       Закладка «Заказы»

На закладке «Заказы» (Рисунок 2.13) можно посмотреть, в каких заказах используется выбранный материал. Можно установить период, за который будут отображаться заказы.

 

Рисунок 2.13. Закладка "Заказы" в справочнике материалов

Таблица с заказами содержит следующие колонки:

·         Используется как. Может принимать значения «Запечатываемый материал» и «Расходный материал».

·         Номер. Номер заказа.

·         Дата. Дата оформления заказа.

·         Наименование. Наименование заказа.

·         Заказчик.

·         Менеджер. Менеджер заказа.

·         Количество. Плановое количество заказа.

·         Единица измерения. Единица измерения материала из заказа.

Сделав двойной клик левой кнопкой мыши на строке таблицы, можно открыть бланк выбранного заказа.

Закрытые заказы выделяются в таблице серым цветом.

Данные в таблицу автоматически не загружаются, необходимо нажать кнопку «Перечитать».

2.6.       Групповое изменение значений реквизитов

Для изменения значений реквизита у группы записей необходимо:

·         Настроить список отображаемых реквизитов таким образом, чтобы нужный реквизит был в таблице.

·         С помощью выбора ветки классификатора и/или фильтра необходимым образом ограничить список материалов.

·         На заголовке колонки с соответствующим реквизитом нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт меню «Изменить значения…» (Рисунок 2.14).

 

Рисунок 2.14. Групповое изменение значений реквизита

На экране появится диалог изменения значений реквизита (Рисунок 2.15).

 

11

Рисунок 2.15. Диалог изменения значений реквизита

В этом окне необходимо ввести новое значение реквизита (или выбрать его из списка, в зависимости от настройки конкретного реквизита). Если необходимо использовать старое значение реквизита (например, умножить старое значение на коэффициент), то можно ввести соответствующий метасимвол, нажав в поле ввода правую кнопку мыши (Рисунок 2.16).

 

Рисунок 2.16. Выбор метасимвола "Старое значение"

После этого необходимо нажать кнопку «Изменить». На экран будет выдано предупреждение об изменении значений реквизитов (Рисунок 2.17). После нажатия кнопки «Да» будут указанным образом изменены значения реквизитов у всех материалов, загруженных в таблицу.

 

Рисунок 2.17. Предупреждение об изменении реквизитов

2.7.       Актуализация наименования материала в учетных операциях

Если в справочнике материалов изменяется наименование материала, то в учетных операциях с материалами наименование объекта учета остаётся неизменным. Для того чтобы привести в соответствие наименование объекта учета и текущее наименование материала необходимо нажать кнопку «Актуализировать наименование объекта в учетных операциях» (Рисунок 2.18).

 

Рисунок 2.18. Кнопка "Актуализировать наименование объекта в учетных операциях"

После этого на экране появится запрос на подтверждение этой операции (Рисунок 2.19).

 

Рисунок 2.19. Запрос на подтверждение актуализации наименования объекта учета

После подтверждения наименование объекта учета во всех учетных операциях будет приведено в соответствие с наименованием материала.

Если в справочнике материалов выбрано несколько строк, то запрос на подтверждение этой операции будет выглядеть следующим образом (Рисунок 2.20).

 

Рисунок 2.20. Запрос на подтверждение актуализации по нескольким материалам

2.8.       Объединение материалов

Функция объединения материалов используется в случае, если по ошибке был заведен один и тот же материал более одного раза и с каждым из них уже связаны какие-то объекты системы (заказы, учетные операции и т.п.).

Процедура объединения может выполняться только над двумя материалами и заключается в том, что объекты, связанные с первым материалом, связываются со вторым, после чего первый материал удаляется. Если нужно объединить более двух материалов, то процедура повторяется столько раз, сколько нужно.

Для объединения необходимо пометить в справочнике два материала (например, мышью, удерживая клавишу Ctrl). После этого в панели инструментов станет доступной кнопка «Объединить выбранные ТМЦ» (Рисунок 2.21).

 

Рисунок 2.21. Кнопка "Объединить выбранные ТМЦ"

После нажатия на кнопку будет выдано сообщение об объединении материалов (Рисунок 2.22).

 

Рисунок 2.22. Сообщение об объединении ТМЦ

При этом следует помнить, что останется тот ТМЦ, что был помечен вторым. В случае успешного объединения будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 2.23)

Рисунок 2.23. Сообщение об успешном объединении материалов

2.9.       Пересчет текущих остатков

Остатки в PrintEffect рассчитываются по формуле «Начальный остаток» + «Сумма приходных документов» – «Сумма расходных документов». Но при этом в системе в отдельном месте хранятся текущие остатки по каждому материалу. Это сделано для ускорения проверки остатков на отрицательность. Но иногда в результате каких-то сбоев может получиться так, что текущий остаток перестанет совпадать с реальным остатком материала, в результате чего будут выдаваться ложные сообщения об отрицательном остатке. В этом случае рекомендуется пересчитать текущий остаток. Для этого необходимо в справочнике материалов пометить одну или несколько строчек, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт меню «Пересчитать текущие остатки» (Рисунок 2.24).

 

Рисунок 2.24. Меню "Пересчитать текущие остатки"

Текущие остатки по выбранным материалам будут пересчитаны, о чем будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 2.25).

 

Рисунок 2.25. Сообщение об успешном пересчете текущих остатков

2.10.    Системное меню номенклатурного справочника

2.10.1.   Автообновление номенклатурного справочника

При выборе ветки классификатора номенклатурного справочника обычно происходит автоматическое вычитывание в таблицу материалов, привязанных к выбранной ветке. Эту возможность можно отключить, сняв флаг «Автообновление» в системном меню номенклатурного справочника (Рисунок 2.26).

 

Рисунок 2.26. Флаг "Автообновление" в номенклатурном справочнике

В этом случае при переходе на другую ветку классификатора будет появляться сообщение «Данные не загружены» (Рисунок 2.27). Для загрузки данных нужно будет нажать кнопку «Перечитать».

 

Рисунок 2.27. Сообщение "Данные не загружены" в номенклатурном справочнике

2.10.2.   Автосохранение в номенклатурном справочнике

После редактирования строки справочника материалов при переходе на другую строку или при нажатии кнопки «Добавить» если редактируемая строка не была сохранена, выдается запрос о сохранении (Рисунок 2.28).

 

Рисунок 2.28. Запрос о сохранении изменений в номенклатурном справочнике

Но если в системном меню установить флаг «Автосохранение» (Рисунок 2.29), то в этом случае запрос выдаваться не будет, и изменения будут сохранены автоматически.

 

Рисунок 2.29. Флаг "Автосохранение" в номенклатурном справочнике

2.10.3.   Восстановление фильтра в номенклатурном справочнике

Если пользователь установил какой-то фильтр в справочнике материалов (как быстрый фильтр по наименованию, так и с помощью универсального фильтра), то по умолчанию при следующем входе в справочник этот фильтр будет применен. Если при входе в справочник необходимо сбрасывать фильтр, то в системном меню нужно снять флаг «Восстанавливать фильтр» (Рисунок 2.30).

 

Рисунок 2.30. Флаг "Восстанавливать фильтр" в номенклатурном справочнике

2.10.4.   Фильтр по группам в номенклатурном справочнике

В случае установки флага «Фильтр по группам» (Рисунок 2.31) система будет хранить и использовать настройки фильтрации с привязкой к конкретной группе ТМЦ, а не ко всему справочнику. Эта настройка является локальной и хранится на клиентских машинах.

 

Рисунок 2.31. Флаг "Фильтр по группам" в номенклатурном справочнике

 

3.  Учетные операции с материалами

3.1.       Общие положения

Система позволяет вести управленческий учет прихода и расхода материалов.  В системе предусмотрены следующие учетные операции по работе с материалами:

·         Приход от поставщика.

·         Списание в производство.

·         Сличительная ведомость.

Регистрация учетных операций может выполняться в любой валюте, определенной в справочнике валют системы.

Зарегистрированные в системе операции отображаются в окне «Операции», которое вызывается из пункта меню «Склад – Операции…» (Рисунок 3.1).

 

Рисунок 3.1. Список учетных операций по материалам

3.2.       Общие принципы работы с операциями по материалам

3.2.1.     Список учетных операций

К учетным операциям по работе с материалами  (меню «Склад – Операции…») относятся:

·         Приход от поставщика.

·         Списание в производство.

·         Сличительная ведомость.

Список учетных операций (Рисунок 3.1) почти не отличается от любой другой таблицы в системе.

Как и в большинстве таблиц возможны следующие функции:

·         Настройка отображаемых реквизитов. При настройке отображаемых реквизитов в числе прочих можно использовать реквизиты «Создатель», «Импортирована», «Автор последней корректировки», «Дата и время последней корректировки документа», «Автор последнего экспорта документа», «Дата и время последнего экспорта документа», «Автор последнего действия над документом» и «Дата и время последнего действия над документом». Под «действием» понимается как корректировка, так и экспорт документа, то есть датой корректировки всегда является максимальная дата из дат корректировки и экспорта.

·         Сортировка.

·         Поиск.

·         Фильтрация, как по дате операции, так и возможность воспользоваться универсальным фильтром. При этом в отличие от других режимов настройки фильтра хранятся для каждой ветки классификатора (учетной операции) отдельно.

·         Выгрузка в Microsoft Excel.

Кроме того, при работе с учетными операциями реализованы специфические функции:

·         Показ/скрытие окна с текущим документом. Если соответствующая кнопка находится в нажатом состоянии, то в нижней части окна показывается текущий документ, если отжата – то окно с документом отсутствует (Рисунок 3.2).

 

Рисунок 3.2. Список операций без показа текущего документа

В первом случае документ можно редактировать непосредственно в этом окне, во втором для редактирования документа необходимо либо сделать на нём «double-click» мышью, либо нажать кнопку «Редактировать». Документ будет открыт в отдельном окне (Рисунок 3.3).

 

Рисунок 3.3. Учетная операция в отдельном окне

·         Возможность экспорта учетных операций. Для этого необходимо пометить нужное число операций, после чего нажать кнопку «Экспортировать данные» (Рисунок 3.4).

 

Рисунок 3.4. Кнопка экспорта учетных операций

После этого выбрать файл, в который в формате xml будут экспортированы данные (Рисунок 3.5).

 

Рисунок 3.5. Выбор файла для экспорта

После того как данные будут экспортированы на экране появится соответствующее сообщение (Рисунок 3.6).

 

Рисунок 3.6. Сообщение об окончании экспорта

Права доступа к экспорту учетных операций настраиваются с помощью соответствующей функции доступа (Рисунок 3.7).

Рисунок 3.7. Доступ к экспорту учетных операций

Экспорт отдельных учетных операций возможен также с помощью кнопки «Экспортировать данные» в окне редактирования учетной операции и в списке учетных операций по заказу.

·         Показ списка учетных операций в развернутом виде. Если кнопка «Показать список в развернутом виде» находится в нажатом состоянии, то в таблице показывается столько строчек, сколько находится в фактурной части документов (Рисунок 3.8).

 

Рисунок 3.8. Просмотр списка в развернутом виде

При настройке отображаемых реквизитов в этом случае можно использовать не только реквизиты учетных операций, но и реквизиты фактурной части учетных операций, что позволяет настроить таблицу для анализа фактуры учетных операций.

·         Установка и отображение событий для учетных операций. Для просмотра и регистрации событий по учетным операциям необходимо нажать кнопку «Показать список событий» (Рисунок 3.9).

 

Рисунок 3.9. Кнопка "Показать список событий"

                После этого на экране появится окно с событиями по учетным          операциям (Рисунок 3.10).

 

Рисунок 3.10. События по учетным операциям

                Для учетных операций возможны следующие события:

o    Переведена в чистовик. Регистрируется автоматически при переводе учетной операции из черновика в чистовик. Аннулируется автоматически при переводе учетной операции из чистовика в черновик.

o    Заблокирована. Регистрируется и аннулируется вручную в этом режиме. Если событие зарегистрировано, то учетная операция становится недоступна для редактирования. Если необходимо эту операцию редактировать, то нужно это событие аннулировать. Доступ к регистрации и аннулированию этого события настраивается в  правах доступа (меню «Администрирование – Права доступа...») на закладке «Классификаторы» (Рисунок 3.11).

Рисунок 3.11. Доступ к установке и снятию блокировки

o    Экспортирована. Событие автоматически регистрируется при экспорте операции.

o    Документы возвращены. Регистрируется и аннулируется вручную в этом режиме. Если событие зарегистрировано, то реквизит учетных операций «Документы возвращены» примет значение «Да» (Рисунок 3.12).

 

Рисунок 3.12. Реквизит "Документы возвращены" в таблице операций

 Доступ к регистрации и аннулированию этого события настраивается в  правах доступа (меню «Администрирование – Права доступа...») на закладке «Классификаторы» (Рисунок 3.13).

 

Рисунок 3.13. Доступ к регистрации и аннулированию возврата документов

·         Контекстное меню (Рисунок 3.14), в котором помимо стандартных для таблиц функций (отображение подсказок, восстановление сортировки) есть и другие возможности, такие как:

 

Рисунок 3.14. Контекстное меню в списке учетных операций

o    Порождение операций и просмотр порожденных.

o    Добавление и удаление операций. Соответствует действиям, которые выполняются при нажатии соответствующих кнопок на панели инструментов.

o    Печать операции. Печатаются документы по выбранной учетной операции. Другой способ – раскрыть операцию в отдельном окне (Рисунок 3.3) и нажать кнопку «Печатать».

Если будет помечено несколько учетных операций, то выбранные для печати документы будут напечатаны для каждой из них.

o    Посмотреть историю изменений. Открывается окно истории изменений (Рисунок 3.15).

 

Рисунок 3.15. История изменений

o    Изменить дату и время актуализации. При нажатии кнопки можно вручную поменять дату и время актуализации операции (Рисунок 3.16), что иногда бывает необходимым для корректного расчета учетных цен.

 

Рисунок 3.16. Изменение даты и времени актуализации

В случае невозможности редактирования учетной операции в списке отображается информация о причинах невозможности редактирования документа (Рисунок 3.17).

 

Рисунок 3.17. Сообщение о невозможности редактирования учетной операции

Значок и соответствующее описание для него появляются в следующих случаях:

·         «В режиме отображения учетных операций в разрезе строк фактуры редактирование невозможно». Включен режим показа учетных операций в развернутом виде (кнопка «Показать список в развернутом виде» находится в нажатом состоянии).

·         «У учетной операции установлен признак "Только чтение"». Был произведен экспорт этой операции с последующей блокировкой.

·         «Учетная операция редактируется пользователем ХХ (рабочая станция ХХХХХ). Операция начата ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ». Эта операция редактируется на другом рабочем месте.

Все проверки производятся именно в том порядке, в котором они приведены выше. Если учетная операция не может быть отредактирована по одной из вышеуказанных причин, проверка на работу с ней на другом рабочем месте не производится.

Настройка цветов строк учетных операций производится в меню «Настройка – Параметры…» (Рисунок 3.18).

 

Рисунок 3.18. Цвета строк учетных операций

Могут быть настроены цвета для черновиков, не полностью оплаченных исходящих и входящих счетов, не полностью распределенных входящих и исходящих оплат.

3.2.2.     Регистрация операции

Зарегистрировать новую учетную операцию по материалам можно двумя способами:

·         Из списка учетных операций (меню «Склад – Операции…»). Для этого необходимо выбрать вид учетной операции и нажать кнопку «Добавить» или же в системном меню (Рисунок 3.14) выбрать пункт «Добавить операцию». Если в классификаторе не выбрана конкретная учетная операция, будет выдано соответствующее сообщение о невозможности добавления операции (Рисунок 3.19).

 

Рисунок 3.19. Сообщение о невозможности добавления операции

Кроме того, операция списания в производство может быть сформирована из режима регистрации факта.

3.2.3.     Добавление материала в фактурную часть

Для добавления материала в фактурную часть операции необходимо нажать кнопку «Добавить запись».

Система откроет соответствующий справочник, в котором надо будет выбрать материал (Рисунок 3.20). Настройка отображаемых реквизитов осуществляется здесь как в обычном справочнике материалов (меню «Склад – Материалы…»).

 

Рисунок 3.20. Выбор материала

Если установлен флаг «Закрывать при выборе», то после выбора материала окно будет закрыто. Если не установлен – то можно будет выбрать несколько материалов, после чего закрыть окно вручную.

Флаг «С ненулевым остатком в месте хранения» необходимо установить, если нужно видеть текущий остаток на складе. При этом в первой колонке после наименования материала будет показан текущий остаток в основной единице измерения (Рисунок 3.21).

 

Рисунок 3.21. Показ текущего остатка

Остаток на любую дату можно посмотреть, нажав кнопку «Показать остаток на выбранную дату». В этом случае откроется окно, в котором можно выбрать любую дату (Рисунок 3.22). По умолчанию подставляется дата текущего документа.

 

Рисунок 3.22. Просмотр остатка на произвольную дату

Установив флаг «Копировать остаток» (Рисунок 3.21), можно скопировать в документ текущий остаток материала.

При добавлении материала можно ввести количество в различных допустимых единицах измерения. Допустимыми считаются те единицы измерения, между которыми существуют стандартные алгоритмы пересчета. Таким образом производится пересчет между штуками, экземплярами и тысячами штук, между метрами, сантиметрами и миллиметрами, между листами и килограммами, листами и метрами, листами и метрами квадратными, метрами и метрами квадратными, метрами и килограммами, метрами квадратными и килограммами.

В окнах выбора материала возможно использование быстрого фильтра. Для его включения необходимо установить соответствующий флаг в настройках фильтрации (Рисунок 3.23).

 

Рисунок 3.23. Пункт меню «Быстрый фильтр»

После установки этого флага в списке материалов появляется строка быстрого фильтра. С ее помощью можно отфильтровать список (Рисунок 3.24).

 

Рисунок 3.24. Применение быстрого фильтра

С помощью настройки «Разрешить отрицательные количества» (меню «Настройка – Параметры») можно разрешить ввод отрицательных количеств в колонке «Количество» учётных операций (Рисунок 3.25).

 

Рисунок 3.25. Настройка «Разрешать отрицательные количества»

3.2.4.     Пересчет значений реквизитов фактурной части

При вводе или корректировке значения реквизитов фактурной части пересчитываются в соответствии с установкой, которая задается нажатием правой кнопки мыши и выбором соответствующего пункта меню (Рисунок 3.26).

 

Рисунок 3.26. Установка параметров автопересчета при корректировке

Немного упрощенная схема пересчета суммовых реквизитов следующая:

«Цена» – «Сумма без НДС» – «Сумма НДС» – «Сумма с НДС».

При выборе значения «Вправо» при изменении реквизита пересчитываются реквизиты, находящиеся справа от корректируемого. То есть, если мы, например, корректируем реквизит «Сумма без НДС», то будут пересчитаны реквизиты «Сумма НДС» и «Сумма с НДС», а реквизит «Цена» пересчитан не будет.

При выборе значения «Влево» при изменении реквизита пересчитываются реквизиты, находящиеся слева от корректируемого. То есть, если мы, например, корректируем реквизит «Сумма без НДС», то будет пересчитан реквизит «Цена», а реквизиты «Сумма НДС» и «Сумма с НДС» пересчитаны не будут.

При выборе значения «Влево и вправо» при изменении реквизита пересчитываются реквизиты, находящиеся и слева и справа от корректируемого. То есть, если мы, например, корректируем реквизит «Сумма без НДС», то будет пересчитаны все реквизиты – «Цена», «Сумма НДС» и «Сумма с НДС». Поэтому рекомендуется выставлять именно это значение настройки.

Если не указан ни один способ пересчета, то ни один реквизит при корректировке другого пересчитан не будет.

Полный пересчет строки фактурной части учетной операции производится в случае формирования операции из заказа, другой учетной операции (порождение новой операции), а также при выборе соответствующего пункта меню вручную.

Для полного пересчета строки фактурной части или всей фактурной части учетной операции необходимо нажать правую кнопку мыши и выбрать соответствующий режим (Рисунок 3.27).

 

Рисунок 3.27. Полный пересчет в фактурной части учетных операций

Если выбрана настройка «Справа налево», то цена будет пересчитана, исходя из стоимости и количества, если «Слева направо» – то будет пересчитана стоимость, исходя из количества и цены.

3.2.5.     Информация об объекте

Информацию об объекте учета можно посмотреть, выбрав пункт меню «Информация об объекте…». Будет показана информация об объекте (Рисунок 3.28).

 

Рисунок 3.28. Информация об объекте учета. Реквизиты

Перейдя на закладку «Остатки» можно увидеть остаток на складе по выбранному материалу (Рисунок 3.29)

 

Рисунок 3.29. Информация об объекте учета. Остатки

3.2.6.     Изменение порядка строк в фактурной части

Порядок строк в фактурной части может быть изменен. Для этого необходимо выделить нужную строку и в контекстном меню, которое появляется при нажатии правой клавиши мыши, выбрать пункт «Переместить вверх» или «Переместить вниз» (Рисунок 3.30).

Кроме того, это можно проделать с помощью комбинаций клавиш «Ctrl – стрелка вниз» и «Ctrl – стрелка вверх».

 

Рисунок 3.30. Изменение порядка строк фактурной части

3.2.7.     Установка точности пересчета цен

Точность пересчета цен можно установить для каждой валюты. Это делается в справочнике валют (меню «Настройка – Валюты…») (Рисунок 3.31).

 

Рисунок 3.31. Точность расчета цены для валюты

Если для валюты реквизит «Точность расчета цены» не заполнен, то берется базовая настройка системы из режима настройки параметров учетных операций (меню «Настройка – Параметры…») (Рисунок 3.32).

 

Рисунок 3.32. Настройка точности пересчета цен

3.2.8.     Просмотр и копирование остатков

Если в окне редактирования учетной операции нажать кнопку «Показать остатки» (Рисунок 3.33), то на экране появится окно с остатками по выбранным в документе ТМЦ (Рисунок 3.34).

 

Рисунок 3.33. Кнопка «Показать остатки»

 

Рисунок 3.34. Окно «Остатки выбранных ТМЦ»

По всем строкам документа отображаются текущие остатки и остатки по конкретному заказу (приходы за минусом расходов). В окне есть возможность скопировать в документ соответственно текущие остатки (кнопка «Скопировать текущие») и остатки по заказу (кнопка «Скопировать по заказу») по выбранным или по всем строкам. После переноса выбранных количеств по каждой строке производится пересчет в соответствии с выбранными настройками автоматического пересчета при изменении значений.

Для счетов отображается значение «остатка по счетам», определяемое как разница между отгруженным количеством и количеством, на которое выписаны счета; если счета выписаны на большее количество, чем отгружено, остаток считается равным нулю.

Существует возможность настроить отображение остатков – по отгрузкам или по приходам.

Если в настройках системы (меню «Настройка – Параметры…»)  установлен флаг «Показывать номера строк» (Рисунок 3.35), то номера строк будут показываться и в окне «Остатки выбранных ТМЦ».

 

Рисунок 3.35. Флаг «Показывать порядковые номера строк»

3.3.       Открытый период

Работа с учетными операциями разрешается только в открытом периоде. Дата начала открытого периода задается в настройках системы (меню «Настройка – Рабочие периоды…») (Рисунок 3.36).

 

Рисунок 3.36. Дата начала открытого периода

Период до даты начала открытого периода считается закрытым и работа с учетными операциями в нем запрещается. Это означает, что учетная операция с датой, попадающей в закрытый период, не может быть удалена или отредактирована; учетная операция не может быть добавлена с такой датой, а также дата операции не может быть изменена на дату, попадающую в закрытый период. При попытке сохранить такой документ будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 3.37).

 

Рисунок 3.37. Сообщение о невозможности сохранения документа

Может быть отдельно настроен доступ к следующим действиям:

·         «Закрытие периода». Увеличение даты начала открытого периода.

·         «Открытие периода». Уменьшение даты начала открытого периода.

Настройка доступа осуществляется на закладке «Функции» в разделе «Формы – Рабочие периоды» (Рисунок 3.38).

 

Рисунок 3.38. Доступ к открытию и закрытию периода

Отдельным пользователям может быть дано право работать с учетными операциями в закрытом периоде так же, как в открытом. Настройка доступа осуществляется на закладке «Классификация» в разрезе видов учетных операций (Рисунок 3.39).

 

Рисунок 3.39. Доступ к работе в закрытом периоде

3.4.       Приход от поставщика

Для регистрации прихода от поставщика (Рисунок 3.40) необходимо заполнить следующие реквизиты:

 

Рисунок 3.40. Приход от поставщика

·         Номер документа. Формируется автоматически.

·         Статус документа (черновик/чистовик).

·         Дата операции.

·         Валюта операции.

·         Курс валюты операции по отношению к валюте договора. Заполняется автоматически из справочника курсов валют, но его можно откорректировать.

·         Поставщик. Выбирается из справочника контрагентов.

·         Получатель. Выбирается из списка собственных предприятий.

·         Материально ответственное лицо контрагента.

·         Наше материально ответственное лицо. Вводится вручную или выбирается из списка материально ответственных лиц предприятия. Признак материально ответственного лица задается в справочнике структуры предприятия (меню «Настройка – Структура предприятия…») (Рисунок 3.41).

 

Рисунок 3.41. Признак материально ответственного лица

·         Подразделение-получатель.

·         Примечание.

В фактурной части документа заполняются следующие реквизиты:

·         Объект учета (выбирается из справочника материалов).

·         Количество.

·         Единица измерения.

·         Цена в валюте операции.

·         Цена в базовой валюте.

·         Сумма в валюте операции.

·         Сумма в базовой валюте.

·         Процент НДС. Автоматически подставляется из соответствующей настройки (меню «Настройка – Параметры…») (Рисунок 3.42), но может корректироваться.

·         Сумма НДС в валюте операции.

·         Сумма НДС в базовой валюте.

·         Сумма с НДС в валюте операции.

·         Сумма с НДС в базовой валюте.

 

Рисунок 3.42. Ставка НДС

Суммовые реквизиты в процессе ввода пересчитываются по заданной схеме (см. п. 3.2.4 «Пересчет значений реквизитов фактурной части»).

3.5.       Списание в производство

Для регистрации списания в производство (Рисунок 3.43) необходимо заполнить следующие реквизиты:

·         Номер документа. Формируется автоматически.

·         Статус документа (черновик/чистовик).

·         Дата операции.

·         Наше предприятие. Выбирается из списка собственных предприятий.

·         Подразделение-отправитель.

·         Примечание.

 

Рисунок 3.43. Списание в производство

В фактурной части документа заполняются следующие реквизиты:

·         Объект учета. Выбирается из справочника материалов.

·         Количество.

·         Единица измерения.

·         Цена.

·         Сумма.

·         Номер заказа, на который списывается материал.

·         Оборудование, на которое списывается материал.

Суммовые реквизиты в процессе ввода пересчитываются по заданной схеме (см. п. 3.2.4 «Пересчет значений реквизитов фактурной части»).

При сохранении цена и сумма будут рассчитаны по методу FIFO, если дата документа попадает в период расчета учетных цен (меню «Настройка – Рабочие периоды…»).

Для того чтобы суммы не пересчитывались можно перед сохранением зафиксировать учетную сумму.

Для этого необходимо выбрать пункт меню «Учетная сумма зафиксирована» (Рисунок 3.44).

 

Рисунок 3.44. Фиксация учетной суммы

После этого сумма будет зафиксирована. В меню будет установлен соответствующий флаг, а в строке фактуры сумма будет выделена жирным шрифтом (Рисунок 3.45).

 

Рисунок 3.45. Зафиксированная учетная сумма

Если необходимо зафиксировать учетную сумму по всем строкам фактуры, нужно нажать кнопку «Зафиксировать учетные суммы по всем строкам» (Рисунок 3.46).

 

Рисунок 3.46. Фиксация сумм по всем строкам

Документ на списание в производство может быть сформирован автоматически из регистрации факта. В этом случае для редактирования будут заблокированы дата документа и вся фактурная часть документа (Рисунок 3.47).

 

Рисунок 3.47. Автоматически сформированный документ на списание в производство

В документах на списание в производство существует возможность указывать расшифровку передаваемого или списываемого количества по заказам (Рисунок 3.48).

 

Рисунок 3.48. Расшифровка количества по заказам

Это бывает необходимо в том случае, когда на несколько заказов передается, например, роль бумаги, который нельзя расписать в несколько строк. При этом одна его часть передается на один заказ, вторая ­– на другой, а остальное должно попасть в свободный остаток.

Если задана расшифровка по заказам с указанием количества, а количество в строке фактуры еще не определено, в строку фактуры заносится сумма определенных количеств по заказам.

3.6.       Сличительная ведомость

Сличительная ведомость заполняется по результатам инвентаризации. Для регистрации сличительной ведомости (Рисунок 3.49) необходимо заполнить следующие реквизиты:

·         Номер документа. Формируется автоматически.

·         Статус документа (черновик/чистовик).

·         Дата операции.

·         Наше предприятие. Выбирается из списка собственных предприятий.

·         Подразделение. Наше предприятие.

·         Материально ответственное лицо.

·         Примечание.

 

Рисунок 3.49. Сличительная ведомость

В фактурной части документа заполняются следующие реквизиты:

·         Объект учета. Выбирается из справочника материалов.

·         Единица измерения.

·         Фактическое количество.

·         Цена.

После этого автоматически заполняются следующие реквизиты фактурной части:

·         Количество по данным учета

·         Излишек, количество. Разница между фактическим количеством и количеством по данным учета, если фактическое количество превышает количество по данным учета.

·         Недостача, количество. Разница между фактическим количеством и количеством по данным учета, если фактическое количество меньше количества по данным учета.

·         Излишек, сумма. Излишек, количество, умноженный на цену.

·         Недостача, сумма. Недостача, количество, умноженная на цену.

После сохранения этого документа остатки материалов на заданном складе будут совпадать с результатами инвентаризации.

Суммовые реквизиты в процессе ввода пересчитываются по заданной схеме (см. п. 3.2.4 «Пересчет значений реквизитов фактурной части»).

Для того чтобы суммы не пересчитывались можно перед сохранением зафиксировать учетную сумму.

Для этого необходимо выбрать пункт меню «Учетная сумма зафиксирована» (Рисунок 3.50).

 

Рисунок 3.50. Фиксация учетной суммы в сличительной ведомости

4.  Остатки

4.1.       Просмотр остатков

Для работы с остатками материалов необходимо выбрать пункт меню «Склад – Остатки…». На экране появится информация об остатках (Рисунок 4.1).

 

Рисунок 4.1. Остатки

После этого необходимо выбрать уровень системного классификатора и дату, на которую нужно видеть остатки. Для ограничения объема информации можно воспользоваться универсальным фильтром.

Можно определить дату, которая будет выставляться по умолчанию. Для этого необходимо нажать кнопку «Определить дату», которая находится рядом с датой. После этого на экране появится окно определения даты (Рисунок 4.2).

 

Рисунок 4.2. Установка режима работы с датой

Можно установить следующие даты по умолчанию:

·         Начало месяца – будут показываться остатки на начало текущего месяца.

·         Сегодня – показываются остатки на начало сегодняшнего дня.

·         Завтра – показываются остатки на начало завтрашнего дня (или на конец текущего).

В таблице жирным шрифтом выделены строки с материалами, по которым вручную введен начальный остаток. Если остаток получился только в результате ввода приходных или расходных документов, то шрифт для таких строк будет обычным. Для получения информации о дате начального остатка необходимо на нужной строке навести мышь в клетку в самом начале строки. Появится информация о дате, на которую зафиксирован начальный остаток (Рисунок 4.3).

 

Рисунок 4.3. Информация о дате фиксации начального остатка

Если необходимо отменить выделение цветом зафиксированных остатков, то нужно в таблице нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню снять флаг «Выделять цветом зафиксированные остатки» (Рисунок 4.4).

 

Рисунок 4.4. Настройка выделения цветом зафиксированных остатков

По умолчанию остатки отображаются в основной единице измерения для каждого материала. Но можно посмотреть и откорректировать остатки в других единицах измерения, определенных для выбранного материала. Для этого необходимо выбрать единицу измерения в выпадающем списке, расположенном над таблицей. После этого остатки по всем материалам в таблице будут пересчитаны в выбранную единицу измерения (Рисунок 4.5).

 

Рисунок 4.5. Остатки в выбранной единице измерения

Если для каких-то материалов невозможно пересчитать остаток в выбранную единицу измерения, вместо остатка на экране появятся символы «???», при наведении на которые можно будет увидеть причину, по которой остаток не может быть пересчитан (Рисунок 4.6).

 

Рисунок 4.6. Расшифровка причины отсутствия остатка

Можно настроить режим показа остатков. Для этого нужно выбрать в выпадающем списке «Отображать», находящемся над таблицей остатков, один из следующих вариантов:

·         Ненулевые остатки. В этом случае будут показаны материалы, у которых есть остаток больший нуля.

·         Все остатки. Будут показываться все остатки, в том числе и нулевые.

·         Всю номенклатуру. Будут показываться все строки номенклатурного справочника, вне зависимости от того, был ли для материала когда-то определен остаток или нет. Этот режим удобен для начального ввода остатков.

Кроме того, можно установить флаг «Только с ненулевым текущим остатком». Будут отображать только те материалы, у которых текущий остаток отличен от нуля.

Флаг «Только с неснижаемым остатком» позволяет просмотреть остатки по материалам, для которых определен неснижаемый остаток.

Флаг «Только меньше неснижаемого» позволяет просмотреть остатки по материалам, для которых остаток меньше неснижаемого (подробнее о неснижаемом остатке в п. 6.2).

Помимо фиксированных колонок в таблице остатков можно настроить отображение других нужных реквизитов (подробнее в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» в разделе «Настройка отображения реквизитов в таблицах»).

Для фильтрации данных в таблице остатков можно воспользоваться универсальным фильтром. Кроме того, можно воспользоваться системным фильтром по наименованию материала (Рисунок 4.7).

 

Рисунок 4.7. Системный фильтр по наименованию материала в остатках

Будет ли этот фильтр восстанавливаться при следующем входе в режим, зависит от флага «Восстанавливать фильтр», который устанавливается в системном меню окна (Рисунок 4.8).

 

Рисунок 4.8. Флаг "Восстанавливать фильтр" в остатках

Если в контекстном меню (Рисунок 4.4) установить флаг ««Подводить количественные итоги для разных единиц измерения», то итоги по количественным колонкам подводятся независимо от того, совпадают ли единицы измерения во всех строках таблицы (Рисунок 4.9).

 

Рисунок 4.9. Итоги по количественным колонкам для разных единиц измерения

4.2.       Начальный ввод остатков

Для начального ввода остатков необходимо установить в выпадающем списке «Отображать» значение «Всю номенклатуру». В этом случае будет выдана вся номенклатура и будет достаточно в столбцах «Количество» и «Сумма» (или «Цена») ввести значения на выбранную дату (Рисунок 4.10). В результате остатки будут зафиксированы на эту дату.

 

Рисунок 4.10. Ввод остатков

Следует отметить, что после ввода остатков таким образом считается, что остаток зафиксирован на выбранную дату. Остатки на последующие даты будут рассчитываться как «Остаток на фиксированную дату» + «Приход» – «Расход». Остаток на даты, предшествующие фиксированной дате будет рассчитан как «Остаток на фиксированную дату» + «Расход» – «Приход». Но это относится только к количественному учету. Суммы будут корректно рассчитываться только для остатков после даты фиксации. Поэтому в документах, которые зарегистрированы до даты фиксации остатка, учетные суммы должны быть зафиксированы.

Историю изменений начального остатка можно посмотреть, выбрав соответствующий пункт контекстного меню (Рисунок 4.4). На экране появится окно с историей изменения (Рисунок 4.11).

 

Рисунок 4.11. История изменений начального остатка

Аналогичным образом историю изменений начального остатка можно посмотреть на закладке «Остатки» номенклатурного справочника и в режиме «Обороты».

4.3.       Фиксация остатков на выбранную дату

Фиксация остатков на выбранную дату производится с помощью кнопки «Зафиксировать» (Рисунок 4.12).

 

Рисунок 4.12. Кнопка «Зафиксировать»

При этом открывается окно (Рисунок 4.13), в котором можно выбрать, фиксировать остатки по выделенным строкам или по всем загруженным в таблицу, и на какую дату производить фиксацию. Также можно выбрать параметры фиксации: единицу измерения и фиксировать ли остатки с детализацией в альтернативной единице измерения (при возможности). Существует возможность автоматического определения параметров, которые в этом случае определяются на основании существовавших начальных остатков и/или имеющегося движения по каждой ТМЦ.

 

Рисунок 4.13. Окно «Фиксация начальных остатков»

Для фиксации остатков необходимо нажать кнопку «Занести». По результатам фиксации выдается информация о возникших проблемах в случае, если таковые имелись (Рисунок 4.14).

 

Рисунок 4.14. Ошибки фиксации остатков

 

5.  Обороты

5.1.       Просмотр оборотов

Для работы с оборотами необходимо выбрать пункт меню «Склад – Обороты…». На экране появятся данные об оборотах за выбранный период (Рисунок 5.1).

 

Рисунок 5.1. Обороты

С помощью кнопки «Определить период» (Рисунок 5.2) можно настроить период по умолчанию.

 

Рисунок 5.2. Определение периода по умолчанию

Если необходимо видеть только строки с ненулевыми оборотами, нужно снять флаг «Отображать строки с нулевыми оборотами», расположенный на панели инструментов.

По умолчанию данные об оборотах показываются в основной единице измерения. Если есть необходимость просмотра данных в других единицах измерения, можно единицу измерения изменить, выбрав нужную среди доступных единиц в соответствующем поле на панели инструментов. Тогда данные на экране будут представлены в выбранной единице измерения (Рисунок 5.3).

 

Рисунок 5.3. Обороты в выбранной единице измерения

Если по какой-то причине нет возможности показать данные в указанной единице измерения, в соответствующем поле таблицы появятся знаки «???» на желтом фоне, при наведении мыши на которые можно будет получить расшифровку причины, по которой это невозможно сделать (Рисунок 5.4).

 

Рисунок 5.4. Причина, по которой нельзя показать данные в выбранной единице измерения

Для просмотра списка документов по выбранному материалу необходимо нажать кнопку «Показать/скрыть окно с документами» (Рисунок 5.5).

В нижней части окна находится итоговая строка, в которой отображаются суммарные стоимостные показатели. В случае, когда все количественные обороты выражены в одной единице измерения, также отображаются и суммарные количественные показатели. При этом неизвестные или недоступные значения считаются нулевыми.

 

Рисунок 5.5. Быстрый просмотр списка документов по материалу

Здесь можно увидеть следующие данные:

·         Вид операции.

·         Дата операции.

·         Номер документа.

·         Отправитель/получатель. Для приходных внешних документов указывается отправитель, для расходных – получатель.

·         Приход, количество, Приход, стоимость. Для приходных документов количество и сумма по документу.

·         Расход, количество, Расход, стоимость. Для расходных документов количество и сумма по документу.

·         Исходящее количество, Исходящая стоимость. Количество и стоимость, получившиеся после регистрации этого документа.

·         Цена. Цена остатка материала после регистрации этого документа.

В этом списке можно выбрать нужный документ и нажать кнопку «Редактировать». Если у пользователя есть права на просмотр или редактирование документа, то документ будет открыт для просмотра или редактирования соответственно (Рисунок 5.6).

 

Рисунок 5.6. Редактирование документа

Помимо фиксированных колонок в таблице оборотов можно настроить отображение других нужных реквизитов (подробнее в книге «Установка и администрирование системы, настройка системы» в разделе «Настройка отображения реквизитов в таблицах»).

Можно настроить отображение списка документов в единице измерения документа или в выбранной единице измерения (Рисунок 5.7). Эта настройка доступна в случае, когда в списке документов присутствует движение в единице измерения, отличной от выбранной.

 

Рисунок 5.7. Настройка отображения списка документов

Для фильтрации данных в таблице оборотов можно воспользоваться универсальным фильтром. Кроме того, можно воспользоваться системным фильтром по наименованию материала (Рисунок 5.8).

 

Рисунок 5.8. Системный фильтр по наименованию материала в оборотах

Будет ли этот фильтр восстанавливаться при следующем входе в режим, зависит от флага «Восстанавливать фильтр», который устанавливается в системном меню окна (Рисунок 5.9).

 

Рисунок 5.9. Флаг "Восстанавливать фильтр" в оборотах

5.2.       Пересчет учетных цен по документам

В режиме работы с оборотами можно пересчитать учетные суммы по документам.

Для этого необходимо с помощью классификатора, фильтра или выделения ограничить список материалов на экране до нужного и нажать кнопку «Рассчитать» (Рисунок 5.10).

 

Рисунок 5.10. Кнопка расчета учетных цен

В появившемся диалоге (Рисунок 5.11) выбрать нужный режим и нажать кнопку «Рассчитать».

 

Рисунок 5.11. Занесение учетных сумм в документы

В результате для выбранного списка материалов для каждого документа, входящего в период расчета учетных цен будут пересчитаны учетные цены в соответствии с методом FIFO (кроме документов с зафиксированной учетной суммой).

Период расчета учетных цен задается в меню «Настройка – Рабочие периоды» (Рисунок 5.12).

 

Рисунок 5.12. Период расчета учетных сумм

Период расчета учетных цен должен находиться в открытом периоде. При попытке задания периода расчета вне открытого периода будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 5.13).

 

Рисунок 5.13. Сообщение об ошибке при установке периода расчета учетных сумм

Настройка доступа к установке периода расчета учетных цен осуществляется на закладке «Функции» в разделе «Формы – Рабочие периоды» (Рисунок 5.14).

 

Рисунок 5.14. Доступ к изменению периода расчета учетных цен

5.3.       Анализ данных по ТМЦ в открытом периоде

Анализ данных осуществляется с помощью кнопки «Проверить» в режиме «Рабочие периоды» (меню «Настройка – Рабочие периоды…») (Рисунок 5.15).

 

Рисунок 5.15. Кнопка «Проверить» в окне «Рабочие периоды»

Возможен анализ данных по четырём критериям:

·         Занесение учетных стоимостей. Проверяется, во все ли документы складского учета, находящиеся в открытом периоде, занесены учетные стоимости.

·         Остатки на начало периода. Проверяются остатки на начало открытого периода. Некорректными считаются все отрицательные остатки; остатки, которые невозможно рассчитать (например, из-за того, что не определены соотношения между разными единицами измерения); нулевые количественные остатки с ненулевой стоимостью и ненулевые количественные остатки с нулевой стоимостью.

·         Остатки на начало периода. То же, что и в предыдущем пункте, но на конец открытого периода.

·         Начальные остатки. Проверяется наличие ТМЦ с большим количеством оборотов после даты занесения начального остатка или за всю историю, если начальный остаток не определен. Наличие большого количества таких ТМЦ может приводить к медленной работе системы при сохранении учётных операций.

После выбора критериев в окне «Анализ данных в открытом периоде» необходимо нажать кнопку «Проверить» (Рисунок 5.16).

 

Рисунок 5.16. Кнопка «Проверить» в окне «Анализ данных в открытом периоде»

После завершения проверки на экран будет выведен список с результатами проверки (Рисунок 5.17).

 

Рисунок 5.17. Результаты проверки

В этом окне возможна настройка отображаемых реквизитов и выгрузка данных в Excel с помощью соответствующих кнопок.

Раскрыв каждую из проблемных позиций списка, можно увидеть описание проблемы (Рисунок 5.18).

 

Рисунок 5.18. Описание найденных проблем

Кроме того, в части списка, относящейся к занесению учётных стоимостей, доступна кнопка «Исправить», позволяющая занести учётные стоимости в документы из выделенной строки списка (Рисунок 5.19).

 

Рисунок 5.19. Занесение учётных сумм в документы

Кнопка «Исправить» доступна и в разделе проверки материалов с частым движением и  устаревшими начальными остатками. В этом случае выдаётся запрос (Рисунок 5.20), и остатки фиксируются с автоматическим определением параметров на дату начала открытого периода для учетных операций, если она находится в пределах 60 дней от текущей даты, и на начало текущего месяца во всех остальных случаях. Подробнее про параметры фиксации – в разделе 4.3. «Фиксация остатков на выбранную дату».

 

Рисунок 5.20. Запрос на фиксацию начальных остатков

6.  Контроль отрицательных и неснижаемых остатков

6.1.       Отрицательные остатки

При сохранении документа проверяется, не привело ли сохранение этого документа к отрицательному остатку материала на складе. Проверка производится при сохранении документа «Списание в производство», а также при различных действиях (изменение суммы, удаление строки фактуры, замена в строке фактуры одного материала на другой, удаление документа целиком) для документа «Приход от поставщика». Проверка выполняется только при сохранении чистовиков документов.

При сохранении документа проверяется текущий остаток, то есть, если документ вводится задним числом, остатки за предыдущие даты могут быть отрицательными. Если текущий остаток будет отрицательным, то будет выдано предупреждение (Рисунок 6.1).

 

Рисунок 6.1. Предупреждение об отрицательном остатке

6.2.       Неснижаемые остатки

Неснижаемый остаток устанавливается в режиме корректировки остатков (меню «Склад – Остатки…») (Рисунок 6.2).

 

Рисунок 6.2. Неснижаемый остаток в справочнике остатков

Для установки неснижаемого остатка необходимо встать на нужный материал и нажать кнопку «Определить размер неснижаемого остатка». Будет открыто окно ввода неснижаемого остатка (Рисунок 6.3). Неснижаемый остаток для материала может быть определен только в основной единице измерения.

 

Рисунок 6.3. Установка неснижаемого остатка

Кроме того, неснижаемый остаток может быть определен в справочнике материалов на закладке «Остатки».

Если необходимо установить один и тот же неснижаемый остаток для нескольких материалов, то можно их пометить и нажать кнопку «Определить размер неснижаемого остатка». После ввода остатка этот неснижаемый остаток будет установлен для всех помеченных материалов.

Проверка осуществляется так же, как и проверка на неотрицательность, только результат сравнивается не с нулем, а с указанным неснижаемым остатком (Рисунок 6.4).

 

Рисунок 6.4. Предупреждение о перекрытии неснижаемого остатка

Если по материалу остаток становится меньше неснижаемого, то неснижаемый остаток выделяется красным цветом в списке остатков материалов. В колонке «Нехватка» отображается нехватка в случае, если текущий остаток меньше неснижаемого (Рисунок 6.5).

 

Рисунок 6.5. Выделение неснижаемого остатка больше текущего

Права доступа к изменению неснижаемого остатка определяются в настройках прав доступа (Рисунок 6.6).

 

Рисунок 6.6. Права доступа к изменению неснижаемого остатка

Если права доступа у пользователя отсутствуют, то кнопка «Определить размер неснижаемого остатка» (Рисунок 6.2) становится недоступной.

 

7.  Плановая себестоимость

7.1.       Методика расчета плановой себестоимости заказа

Плановая себестоимость заказа складывается следующим образом:

·         Себестоимость бумаги.

·         Себестоимость основных материалов.

·         Себестоимость выполнения технологических операций.

Эти суммы отражаются в колонке «Себестоимость» секции «Стоимость» бланка заказа (Рисунок 7.1).

 

Рисунок 7.1. Отражение плановой себестоимости в бланке заказа

Плановая себестоимость бумаги рассчитывается как произведение количества бумаги на заказ на нормативную цену бумаги.

Плановая себестоимость каждого из основных материалов рассчитывается как произведение количества материала на заказ на нормативную цену материала.

Нормативная цена бумаги и материалов вводится в номенклатурном справочнике (меню «Склад – Материалы…») (Рисунок 7.2).

 

Рисунок 7.2. Нормативная цена

При этом при расчете нормативной цены в заказе учитываются следующие реквизиты:

·         Валюта нормативной цены. Если валюта нормативной цены не указана, то считается, что цена задана в базовой валюте. Пересчет нормативной цены в цену в валюте договора осуществляется в соответствии с курсом, заданным в справочнике курсов валют (меню «Настройка – Курсы валют…»).

·         Единица измерения для нормативной и продажной цены. Если эта единица отличается от основной единицы измерения, пересчет цены производится автоматически в соответствии со стандартными соотношениями единиц измерения (подробнее в разделе «Альтернативные единицы измерения»).

Плановая себестоимость операции рассчитывается по следующей формуле:

ПСопер=(См*Т + СП*В), где

ПСопер плановая себестоимость операции;

См – нормативная себестоимость машино-часа работы оборудования;

Т – плановое время выполнения операции;

СП – себестоимость сервисной поддержки («клик-контракт»);

В – нормативная выработка по операции.

Плановая себестоимость машино-часа рассчитывается на основе информации о затратах предприятия.

7.2.       Сервисная поддержка

Для некоторых видов оборудования существуют так называемые «клик-контракты», где себестоимость рассчитывается как определенная сумма, которую надо отдать за единицу выработки. В PrintEffect это настраивается с помощью статьи затрат «Сервисная поддержка».

Для того чтобы сервисная поддержка попадала в плановую себестоимость заказа, необходимо в справочнике технологических операций (меню «Настройка – Технологические операции») для нужного оборудования заполнить таблицу на закладке «Сервисная поддержка» (Рисунок 7.3).

 

Рисунок 7.3. Сервисная поддержка

Если таблица будет заполнена, то при расчете заказа значение из этой таблицы, умноженное на выработку по операции будет попадать в плановую себестоимость операции.

7.3.       Оплата работ субподрядчиков

Если операция в заказе выполнялась субподрядчиком, то её плановая себестоимость берется из бланка заказа (Рисунок 7.4).

 

Рисунок 7.4. Себестоимость субподрядных работ в бланке заказа

В бланке заказа себестоимость может быть введена вручную (в этом случае надо обязательно выставлять флаг «Зафиксировать стоимость») или же рассчитана по нормам, заведенным в справочнике технологических операций (Рисунок 7.5).

 

Рисунок 7.5. Нормативы расчета себестоимости

7.4.       Косвенные статьи затрат

Косвенные затраты влияют на расчет плановой себестоимости технологических операций.

Для расчета плановой себестоимости машино-часа в PrintEffect используются следующие фиксированные статьи затрат:

·         Административно-хозяйственные затраты.

·         Амортизация оборудования.

·         Аренда.

·         Вспомогательные материалы.

·         Коммерческие затраты (реклама, маркетинг и другое).

·         Коммунальные платежи.

·         Кредиты, лизинг и другое.

·         Прочие затраты.

·         Сервисное обслуживание.

·         Содержание оборудования (ремонт, профилактика и прочее).

·         Управленческие затраты.

·         ФЗП с налогами.

Косвенные статьи затрат делятся на общехозяйственные и общепроизводственные. Разница заключается в том, что для общехозяйственных статей данные вводятся одной суммой на уровне предприятия, для общепроизводственных, кроме того, могут вводиться для каждого оборудования отдельно. Практически все вышеуказанные статьи (кроме статей «Сервисное обслуживание» и «ФЗП с налогами») являются общехозяйственными.

7.5.       Расчет плановой себестоимости

7.5.1.     Ввод исходных данных по статьям

Для ввода данных по статьям затрат необходимо зайти в режим расчета плановой себестоимости (меню «Заказы – Плановая себестоимость»), после чего перейти на закладку «Исходные данные» – «Сводные показатели».  На этой закладке вносятся данные по статьям затрат. Данные по общехозяйственным статьям затрат вводятся на уровне предприятия (Рисунок 7.6). Здесь же можно ввести данные по общепроизводственной статье «ФЗП с налогами». Это делается в том случае, когда невозможно выделить данные по конкретному оборудованию.

 

Рисунок 7.6. Ввод данных по общехозяйственным статьям затрат

Данные по статье «ФЗП с налогами» могут вводиться для тех единиц оборудования, которые являются центрами затрат (Рисунок 7.7).

 

Рисунок 7.7. Ввод данных по общепроизводственным статьям затрат

Является ли оборудование центром затрат указывается в справочнике структуры предприятия (меню «Настройка – Структура предприятия…») (Рисунок 7.8).

 

Рисунок 7.8. Флаг "Центр затрат"

7.5.2.     Определение баз отнесения

Для каждой из статей затрат в системе должна быть определена база отнесения. База отнесения – это коэффициент, пропорционально которому сумма по статье затрат распределяется на конкретное оборудование. Для указания базы отнесения по каждой статье затрат необходимо перейти на закладку «База отнесения» (Рисунок 7.9).

 

Рисунок 7.9. База отнесения

Базы отнесения необходимо ввести для каждой статьи, за исключением статей «Сервисное обслуживание» и «ФЗП с налогами». Если данные по этим статьям вводятся для каждого оборудования, то база отнесения для них не нужна. Если же для этой статьи/статей введена сумма на уровне предприятия, то база отнесения необходима.

В первой колонке таблицы показывается значение введенного коэффициента. Во второй колонке – собственно база отнесения, рассчитанная по формуле «Коэффициент»*(Если время работы оборудования >0 то 1 иначе 0). То есть если не задан месячный фонд рабочего времени по оборудованию, то затраты на это оборудование распределены не будут. В этом случае соответствующая ячейка выделяется красным цветом (Рисунок 7.10).

 

Рисунок 7.10. База отнесения по неработающему оборудованию

По умолчанию для каждой статьи предусмотрена своя база отнесения. Если есть необходимость использовать единую базу отнесения для всех статей затрат, то необходимо указать это в параметрах системы (меню «Настройка – Параметры…») (Рисунок 7.11). В этом случае базу отнесения можно будет задать на любой статье затрат.

 

Рисунок 7.11. Установка единой базы отнесения

Замечание. При смене этого параметра необходимо обязательно проверить и в случае необходимости изменить значения баз отнесения.

7.5.3.     Указание месячного фонда рабочего времени

Для каждой единицы оборудования необходимо указать месячный фонд рабочего времени. Для этого надо перейти на закладку «Загрузка оборудования» (Рисунок 7.12).

 

Рисунок 7.12. Указание месячного фонда рабочего времени

7.5.4.     Расчет плановой себестоимости машино-часа

Для проверки правильности введенной информации необходимо нажать кнопку «Проверить». В случае возникновения ошибок или предупреждений на экран будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 7.13).

 

Рисунок 7.13. Проверка корректности исходных данных

После проверки и устранения ошибок необходимо произвести расчет. Для этого необходимо нажать кнопку «Рассчитать» (Рисунок 7.14).

 

Рисунок 7.14. Кнопка «Рассчитать»

После этого получим результаты расчета плановой себестоимости (Рисунок 7.15).

 

Рисунок 7.15. Результаты расчета плановой себестоимости машино-часа

В правой части окна будет показана расшифровка себестоимости машино-часа работы оборудования, выбранного в левой части.

В таблице есть две колонки – «Расчетная себестоимость машино-часа» и «Нормативная себестоимость машино-часа». При расчете заказа используется нормативная себестоимость. На период внесения данных и проверки правильности внесенных данных нормативная себестоимость может оставаться неизменной, чтобы не ломать текущую работу. Для этого необходимо нажать кнопку «Выполнить пошаговый расчет», которая находится рядом с кнопкой «Рассчитать» и выбрать пункт меню «1. Выполнить расчет плановой себестоимости» (Рисунок 7.16). В этом случае поменяется только расчетная себестоимость, а нормативная останется неизменной. В дальнейшем для того, чтобы перенести расчетную себестоимость в нормативную, необходимо выбрать пункт меню «2. Копировать расчетные показатели в нормативные».

 

Рисунок 7.16. Пошаговый расчет плановой себестоимости

При начале работы с системой, в случае если есть итоговые данные о себестоимости машино-часа работы оборудования, их можно вручную внести в колонку «Нормативная себестоимость машино-часа работы оборудования» и использовать при расчете заказа.

 

8.  Фактическая себестоимость

8.1.       Общие положения

Фактическая себестоимость заказа складывается из прямых и косвенных затрат.

Прямые затраты – это затраты, которые относятся непосредственно к заказу. К прямым затратам в PrintEffect относятся бумага, основные материалы, комиссионное вознаграждение, сторонние работы (субподряд) и сервисная поддержка.

Косвенные затраты используются для расчета фактической себестоимости машино-часа.

8.2.       Косвенные затраты

Косвенные затраты влияют на расчет фактической себестоимости технологических операций.

Фактическая себестоимость машино-часа рассчитывается по следующей формуле:

ФСопер=(См*Т), где

ФСопер фактическая себестоимость операции;

См – фактическая себестоимость машино-часа работы оборудования;

Т – фактическое время выполнения операции.

Косвенные статьи затрат, которые используются для расчета фактической себестоимости машино-часа в PrintEffect описаны в разделе 7.4. Косвенные статьи затрат.

Данные по статьям затрат импортируются из документов по затратам. Подробнее в п. 8.4. Затраты.

Является ли оборудование центром затрат указывается в справочнике структуры предприятия (меню «Настройка – Структура предприятия…») (Рисунок 8.1).

 

Рисунок 8.1. Флаг "Центр затрат"

Для каждой из статей затрат в системе должна быть определена база отнесения. Определение баз отнесения описано в разделе 7.5.2. Определение баз отнесения. Если базы отнесения были определены при расчете плановой себестоимости, то они же будут использоваться при расчете фактической себестоимости. Если определить базы отнесения по статьям в режиме расчета фактической себестоимости (это делается аналогично тому, как и в плановой), то они будут использоваться в дальнейшем и при расчете плановой себестоимости.

8.3.       Прямые затраты

К прямым затратам относятся затраты на бумагу, материалы, выплату комиссионного вознаграждения и сервисную поддержку.

Ниже будет описано каким образом эти затраты попадают в фактическую себестоимость заказа.

8.3.1.     Бумага

Бумага должна быть списана на конкретный заказ. Если списание бумаги выполняется из регистрации факта, то заказ к документу на списание привязывается автоматически. Если бумага списывается вручную документом «Списание в производство»,  то в фактуре такого документа заказ должен быть указан вручную (Рисунок 8.2).

 

Рисунок 8.2. Указание заказа при списании

На заказ будет отнесена сумма по бумаге, списанной на этот заказ.

8.3.2.     Материалы

Основные материалы делятся на два вида – те, которые списываются на заказ и те, которые были списаны без указания заказа.

Алгоритм распределения суммы, на которую списаны материалы, следующий:

·         Берется строка фактуры документа «Списание в производство».

·         Если в строке фактуры указан заказ, то материал целиком относится  к этому заказу (аналогично бумаге).

·         Если в строке фактуры заказ не указан, из заказов определяется плановое количество этого материала.

·         Количество (и сумма) из документов распределяется на заказы пропорционально плановому количеству материала в заказах. Если плановое количество равно 0, то сумма по строке фактуры по заказам не распределяется.

Замечание. При распределении фактически списанных материалов пропорционально плановому расходу ошибки округления распределяются на списания с максимальным количеством.

Плановое количество материала определяется следующим образом. Выбираются операции, в которых отнормирован и рассчитан указанный материал.

Набор операций, в которых ищется искомый материал, ограничивается следующим образом:

·         Если в документе на списание указано оборудование (но при этом не указан заказ) (Рисунок 8.3), то берутся только те операции, которые были выполнены на оборудовании, которое указано в строке фактуры документа.

 

Рисунок 8.3. Указание оборудования при списании

Замечание. Следует заметить, что если производится списание материала на оборудование, по которому этот материал не отнормирован, то сумма по такому документу по заказам не распределится.

Плановое количество материалов, используемых в этих операциях, рассчитывается следующим образом:

·         Если операция была выполнена в указанный период полностью, то берется полное плановое количество материалов, привязанных к этой операции.

·         Если операция в указанный период была выполнена частично, то плановое количество материалов рассчитывается по следующей формуле:

N*«Фактическая выработка по операции»/«Плановая выработка по операции», где N – полное количество материала.

·         Если выполнение операции начинается в заданном периоде и заканчивается за его пределами, то считается, что операция попадает в заданный период. В зависимости от того, зарегистрировано полное или частичное выполнение этой операции, берется либо полное плановое количество, либо частичное.

·         Если выполнение операции начинается за пределами заданного периода, а заканчивается в заданном периоде, количество и сумма по плановым материалам не рассчитывается.

Приведем несколько примеров распределения материалов. В качестве материала используем «Материал», который отнормирован на операции, которая может выполняться на «Оборудовании 1» и «Оборудовании 2». Ни на одной из операций, которые выполняются на «Оборудовании 3» этот материал не отнормирован.

При расчете себестоимости материалов берутся операции, которые выполнялись в расчетном периоде. Например, это операции, указанные в таблице (Таблица 8.1).

Таблица 8.1. Операции, в которых используется заданный материал

Оборудование

Заказ

Начало/

окончание операции

Плановая выработка

Фактичес-кая выработка

Плановое кол-во материала

Оборудование 1

Заказ 1

05.09 - 06.09

1000

1000

100

Оборудование 1

Заказ 2

30.09 - 01.10

1000

1000

200

Оборудование 1

Заказ 3

05.09 - 06.09

1000

600

150

Оборудование 1

Заказ 4

30.09 - 01.10

1000

500

100

Оборудование 1

Заказ 5

30.08 - 01.09

1000

1000

100

Оборудование 2

Заказ 6

05.09 - 06.09

1000

1000

90

Оборудование 2

Заказ 7

30.09 - 01.10

1000

1000

150

Оборудование 2

Заказ 8

05.09 - 06.09

1000

600

300

Оборудование 2

Заказ 9

30.09 - 01.10

1000

500

200

Оборудование 2

Заказ 10

30.08 - 01.09

1000

1000

90

 

Пример 1.

Списываем 100 кг материала на сумму 1000 у.е с указанием оборудования – «Оборудование 1». В этом случае базы для распределения вычисляются следующим образом:

·         Берутся только операции, которые выполнялись на «Оборудовании 1».

·         Для каждой такой операции вычисляется база по вышеописанным правилам.

·         В результате получаем:

o    Заказ 1 – в качестве базы берется полное количество материала (100).

o    Заказ 2 – в качестве базы берется полное количество материала (200), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде.

o    Заказ 3 – в качестве базы берется частичное количество (150*600/1000=90), пропорциональное отношению фактической выработки к плановой.

o    Заказ 4 – в качестве базы берется частичное количество (100*500/1000=50), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде, но операция была выполнена частично.

o    Заказ 5 – база для распределения равна 0, так как выполнение этой операции началось не в заданном периоде.

o    Заказы 6 – 10 – базы равны 0, потому что операции выполнялись не на том оборудовании, на которое списан материал.

o    Итого общее количество для распределения 100 + 200 + 90 + 50 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 440.

·         В результате получаем следующий результат распределения:

o    Заказ 1 – 100/440*1000 = 227.27 у.е.

o    Заказ 2 – 200/440*1000 = 454.55 у.е.

o    Заказ 3 – 90/440*1000 = 204.55 у.е.

o    Заказ 4 – 50/440*1000 = 113.64 у.е.

o    Заказы 5 – 10 – 0/440*1000 = 0 у.е.

 

Пример 2.

Списываем 230 кг материала на сумму 2300 у.е без указания оборудования. В этом случае базы для распределения вычисляются следующим образом:

·         Берутся все операции.

·         Для каждой операции вычисляется база по вышеописанным правилам.

·         В результате получаем:

o    Заказ 1 – в качестве базы берется полное количество материала (100).

o    Заказ 2 – в качестве базы берется полное количество материала (200), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде.

o    Заказ 3 – в качестве базы берется частичное количество (150*600/1000=90), пропорциональное отношению фактической выработки к плановой.

o    Заказ 4 – в качестве базы берется частичное количество (100*500/1000=50), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде, но операция была выполнена частично.

o    Заказ 5 – база для распределения равна 0, так как выполнение этой операции началось не в заданном периоде.

o    Заказ 6 – в качестве базы берется полное количество материала (90).

o    Заказ 7 – в качестве базы берется полное количество материала (150), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде.

o    Заказ 8 – в качестве базы берется частичное количество (300*600/1000=180), пропорциональное отношению фактической выработки к плановой.

o    Заказ 9 – в качестве базы берется частичное количество (200*500/1000=100), поскольку выполнение операции началось в заданном периоде, но операция была выполнена частично.

o    Заказ 10 – база для распределения равна 0, так как выполнение этой операции началось не в заданном периоде.

o    Итого общее количество для распределения 100 + 200 + 90 + 50 + 0 + 90 + 150 + 180 + 100 + 0 = 960.

·         В результате получаем следующий результат распределения:

o    Заказ 1 – 100/960*2300 = 239.58 у.е.

o    Заказ 2 – 200/960*2300 = 479.17 у.е.

o    Заказ 3 – 90/960*2300 = 215.63 у.е.

o    Заказ 4 – 50/960*2300 = 119.79 у.е.

o    Заказ 5 – 0/960*1000 = 0 у.е.

o    Заказ 6 – 90/960*2300 = 215.63 у.е.

o    Заказ 7 – 150/960*2300 = 359.38 у.е.

o    Заказ 8 – 180/960*2300 = 431.25 у.е.

o    Заказ 9 – 100/960*2300 = 239.58 у.е.

o    Заказ 10 – 0/960*1000 = 0 у.е.

 

Пример 3.

Списываем 50 кг материала на сумму 500 у.е. с указанием оборудования – «Оборудование 3». Поскольку нет ни одной операции, которая выполняется на «Оборудовании 3», к которой привязан материал, сумма остаётся нераспределённой и не попадает ни на один заказ.

Еще несколько замечаний.

§   Если в справочнике технологических операций в качестве материала указана группа материалов, и в заказе конкретный материал не выбран, то при распределении плановое количество рассчитанного материала (группы) будет использоваться в качестве базы распределения для любого материала из этой группы. Поэтому желательно определиться с  тем, что будет указано в качестве материала при расчете заказа – всегда группа или всегда конкретный материал. В противном случае при распределении данные могут быть искажены. Например, в «Группе 1» есть два материала – «Материал 1» и «Материал 2». В одном заказе в качестве планового материала указана «Группа 1», во втором – «Материал 1», в третьем – «Материал 2». Расчетные количества одинаковые. В результате сумма документа на списание «Материала 1» будет распределена пополам между первым и вторым заказом, а сумма документа на списание «Материала 2» – пополам между первым и третьим. В результате на заказ, в котором в качестве планового материала указана группа будет распределена большая сумма, а на другие заказы – меньшая.

§   Если один и тот же материал списывается и на заказ, и без указания заказа, то заказ, на который списан материал, участвует в распределении суммы, не списанной на конкретный заказ, наравне с другими заказами. То есть, если в вышеуказанном примере на «Заказ 1» было бы списано, например, 30 кг материала на сумму 300 у.е., то это не помешало бы распределить остальные суммы так, как указано выше и общая сумма материала, списанного на данный заказ, составила бы 300 + 227.27 + 239.58 = 766.85.

8.3.3.     Сторонние работы

Расчет суммы по этой статье производится следующим образом:

Если в системе есть хотя бы один документ по расчетам с подрядчиками, то сумма берется из документа «Регистрация счета» (Рисунок 8.4).

 

Рисунок 8.4. Регистрация счета подрядчика

Если в системе нет ни одного документа по расчетам с подрядчиками, то берется сумма из бланка заказа (Рисунок 8.5). Фактическая себестоимость сторонних работ в этом случае будет равна плановой.

 

Рисунок 8.5. Себестоимость сторонних работ в бланке заказа

8.3.4.     Комиссионное вознаграждение

Для расчета суммы по этой статье берется сумма из бланка заказа (Рисунок 8.6). Фактическая себестоимость комиссионного вознаграждения равна плановой.

 

Рисунок 8.6. Комиссионное вознаграждение

8.3.5.     Сервисная поддержка

Фактическая сумма по сервисной поддержке вводится в документе «Затраты по оборудованию» (меню «Себестоимость - Затраты») (Рисунок 8.7).

 

Рисунок 8.7. Документ на сервисную поддержку

При расчете введенная сумма распределяется пропорционально фактической выработке на указанном оборудовании.

Замечание. В документе «Затраты по оборудованию» для статьи «Сервисная поддержка» оборудование должно быть указано обязательно. Если оно указано не будет, то введенная сумма нигде учтена не будет.

8.4.       Затраты

Для расчета фактической себестоимости в систему необходимо внести документы по затратам. Для этого нужно выбрать пункт меню «Себестоимость – Затраты…». В документе «Общие затраты» вносятся затраты по общехозяйственным статьям затрат (Рисунок 8.8).

 

Рисунок 8.8. Общие затраты

Здесь выбирается статья затрат и сумма. Кроме того, для каждой строки можно указать примечание.

Для общепроизводственных статей затрат и прямой статьи «Сервисная поддержка» есть документ «Затраты по оборудованию» (Рисунок 8.9).

 

Рисунок 8.9. Затраты по оборудованию

В этом документе также можно выбрать статью затрат, указать сумму и примечание. Кроме того, можно указать оборудование (для статьи «Сервисная поддержка» обязательно).

В результате при расчете фактической себестоимости данные по статьям затрат будут импортированы из этих документов.

8.5.       Расчет фактической себестоимости

Расчет фактической себестоимости происходит в режиме «Фактическая себестоимость выполнения заказов» (меню «Себестоимость – Фактическая себестоимость выполнения заказов…»). В окне расчета необходимо выбрать расчетный период (Рисунок 8.10). Расчетным периодом всегда является какой-либо месяц.

 

Рисунок 8.10. Выбор расчетного периода

После этого необходимо проверить, чтобы были правильно заполнены базы отнесения (Рисунок 8.11).

 

Рисунок 8.11. Базы отнесения

Суммы по статьям затрат в отличие от плановой себестоимости не вводятся. Они импортируются из документов по затратам (см. п. 8.4. Затраты).

Расчет фактической себестоимости состоит из двух шагов – импорта исходных данных и собственно выполнения расчета. При нажатии на кнопку «Рассчитать» выполняются оба шага. Если необходимо выполнить один из этих шагов, можно нажать кнопку «Выполнить пошаговый расчет», которая находится справа от кнопки «Рассчитать» и выбрать нужный пункт меню (Рисунок 8.12).

 

Рисунок 8.12. Меню пошагового расчета фактической себестоимости

Пункт меню «Выполнить полный расчет фактической себестоимости» выделен жирным шрифтом. Действия при выборе этого пункта меню идентичны действиям, выполняемым при нажатии на кнопку «Рассчитать».

Если фактическая себестоимость за указанный месяц уже рассчитывалась, будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 8.13).

 

Рисунок 8.13. Сообщение о рассчитанной себестоимости

При импорте данных в систему загружаются данные о загрузке оборудования и суммы по статьям затрат. При этом выдается индикатор загрузки данных (Рисунок 8.14).

 

17

Рисунок 8.14. Индикатор импорта исходных данных

После расчета (точнее после импорта исходных данных) можно проверить, нет ли ошибок в данных. Для этого необходимо нажать кнопку «Проверить». Будет выдан список ошибок и предупреждений (Рисунок 8.15). На приведенном рисунке не указан фонд рабочего времени. Это вполне может означать, что оборудование в этом месяце не работало и ошибкой такое сообщение не является.

 

Рисунок 8.15. Проверка корректности исходных данных

В результате расчета мы получаем информацию о фактической загрузке оборудования (Рисунок 8.16)

 

Рисунок 8.16. Фактическая загрузка оборудования

Данные по фактической загрузке берутся из регистрации факта.

Если к операции привязан реквизит «Количество исполнителей», то такая операция считается ручной. Для ручных операций загрузка оборудования рассчитывается как «Время выполнения операции»*«Количество исполнителей». Количество исполнителей рассчитывается следующим образом:

·         Если при регистрации факта были выбраны исполнители, то берется из количество, иначе

·         Если в заказе на операции указано количество исполнителей, то берется из заказа, иначе

·         Считается, что количество исполнителей равно 1.

Для остальных операций для расчета загрузки оборудования берется просто время выполнения операции.

Для того чтобы посмотреть из чего слагается фактическая загрузка, то есть, сколько времени было затрачено на тот или иной заказ, нужно сделать «двойной клик» мыши на нужном оборудовании. Будет открыто окно расшифровки загрузки оборудования (Рисунок 8.17).

 

Рисунок 8.17. Расшифровка загрузки оборудования

Если оборудование за расчетный период не работало, то затраты на него распределены не будут, затраты распределяются только между работающим оборудованием. Наглядно это можно увидеть при просмотре баз отнесения. Базы отнесения по неработавшему оборудованию будут равны 0 и выделены красным цветом (Рисунок 8.18).

 

Рисунок 8.18. Базы отнесения по оборудованию, не работавшему в расчетном периоде

Кроме того, можно получить сумму накладных расходов на машино-час. Накладные расходы на машино-час можно посмотреть на соответствующей закладке (Рисунок 8.19).

 

Рисунок 8.19. Накладные расходы на машино-час

Слева выбирается оборудование, а справа находится расшифровка по статьям затрат. В колонке «Сумма накладных расходов по статье затрат» показана общая сумма по этой статье, которая приходится на выбранное оборудование. В соседней колонке показываются расходы на машино-час, то есть сумма из колонки «Сумма накладных расходов по статье затрат», делённая на фактическое время загрузки оборудования.

Для просмотра данных о фактической себестоимости заказов необходимо перейти на закладку «Себестоимость заказов» (Рисунок 8.20).

 

Рисунок 8.20. Себестоимость заказов

В левой части окна будут видны заказы, которые попали в расчетный период. В правой части расшифровка себестоимости по статьям затрат. Для более подробной расшифровки необходимо сделать «двойной клик» мыши на нужной статье. В результате будет дана расшифровка этой статьи (в частности по косвенным статьям затрат – по операциям) (Рисунок 8.20).

Если необходима расшифровка по операциям, то необходимо сделать двойной клик мыши в левом верхнем углу окна с расшифровкой (Рисунок 8.21).

 

Рисунок 8.21. Кнопка переключения расшифровки

В результате будет расшифровка по операциям, а в случае необходимости можно внутри операции посмотреть расшифровку по статьям затрат (Рисунок 8.22).

 

Рисунок 8.22. Расшифровка в разрезе операций

Данные о себестоимости заказа, которые показаны в левой части окна относятся только к расчетному периоду. Если же заказ выполнялся в разных периодах, то данные о полной рассчитанной на данный момент себестоимости можно посмотреть, сделав «двойной клик» мыши на выбранном заказе. Будет показана полная себестоимость по месяцам и сумма (Рисунок 8.23).

 

Рисунок 8.23. Полная себестоимость заказа

Для анализа фактической себестоимости можно нажать кнопку «Печатать» и получить различные отчеты (Рисунок 8.24). Список отчетов может меняться с развитием системы.

 

Рисунок 8.24. Отчеты для анализа фактической себестоимости

Подробнее об отчетах в разделе 9.7. Себестоимость этой книги.

9.  Отчеты

9.1.       Формирование и печать выходных документов

9.1.1.     Основные положения

Практически во всех режимах работы системы можно сформировать и напечатать различные выходные документы. Для этого необходимо в соответствующем режиме нажать кнопку «Печатать». На экране появится диалог формирования печатных документов (Рисунок 9.1).

 

Рисунок 9.1. Диалог формирования печатных документов

В левой части диалога находится список печатных форм, которые можно получить в выбранном режиме. Справа от каждого документа – количество его копий при печати. Для того чтобы установить нулевое количество копий для всех документов необходимо нажать кнопку «Установить все в 0», которая расположена над списком документов. Для того чтобы установить количество копий равное 1 для всех документов необходимо нажать кнопку «Установить все в 1».

В некоторых режимах в нижней части окна расположен диалог выбора принтера. При нажатии на кнопку «Выбрать…» показывается окно выбора принтера (Рисунок 9.2).

 

Рисунок 9.2. Окно выбора принтера

Для отчетов Crystal Reports реализована возможность выбора принтера, на котором должен печататься отчет. Выбор принтера осуществляется в разрезе отчетов и индивидуален для каждого рабочего места. Выбранный для конкретного отчета принтер перекрывает выбор принтера по умолчанию.
Для выбора принтера для отчета необходимо на нужной строке нажать правую кнопку мыши и в появившемся окне выбрать пункт «Выбрать принтер», для удаления – пункт «Удалить принтер» (Рисунок 9.3).

 

Рисунок 9.3. Выбор и удаление принтера

Отчеты, для которых выбран принтер, помечаются в заголовке строк пиктограммой . При наведении курсора мыши на эту пиктограммы появляется всплывающая подсказка с наименованием выбранного принтера (Рисунок 9.4).

 

Рисунок 9.4. Подсказка с наименованием принтера

В некоторых режимах помимо количества копий можно задать различные параметры для получения отчетов. Для этого необходимо в диалоге печати выбрать закладку «Параметры». На экране появится список параметров, необходимых для формирования выбранных печатных документов (Рисунок 9.5).

 

Рисунок 9.5. Параметры формирования печатных документов

Для задания параметров могут использоваться и другие закладки.

После нажатия на кнопку «Отмена» диалог закрывается, никакие действия не выполняются. После нажатия кнопки «Просмотр» или «Печать» введенные параметры отчета (кроме дат) запоминаются и при следующем формировании отчета устанавливаются по умолчанию.

Отчеты в системе могут формироваться в Crystal Reports, в Microsoft Excel и Microsoft Word. Отчеты в Microsoft Excel и Microsoft Word отличаются соответствующими значками слева от наименования отчета (Рисунок 9.6, Рисунок 9.7).

Рисунок 9.6. Отчеты в Microsoft Excel

Рисунок 9.7. Отчеты в Microsoft Word

Если нужно просмотреть один отчет из списка доступных, можно сделать «двойной клик» мыши на нужной строке в списке. Выбранный отчет будет открыт для просмотра. В этом случае количество копий, указанное в колонке «Количество», значения не имеет.

Для правильного формирования отчетов в папке, из которой запускается PrintEffect.exe, обязательно должен присутствовать файл ASystem.rpt.zip. Кроме того, отдельные файлы отчетов могут лежать в папке rpt. При этом рабочая папка должна быть правильно указана в ярлыке для запуска PrintEffect.exe (Рисунок 9.8).

 

Рисунок 9.8. Рабочая папка PrintEffect

Если файл отчета для формирования не найден (в том числе из-за того, что неправильно указана или не указана совсем рабочая папка), выдается соответствующее сообщение (Рисунок 9.9).

 

Рисунок 9.9. Сообщение о том, что файл отчета не найден

9.1.2.     Отчеты Crystal Reports

Для отчетов Crystal Reports после нажатия на кнопку «Печать» выбранные документы печатаются на принтере, установленном по умолчанию, в указанном количестве. При этом запоминается количество копий для каждого отчета и в следующий раз именно это количество будет подставлено по умолчанию.

После нажатия на кнопку «Просмотр» выбранные документы формируются и выдаются на экран, каждый в отдельном окне (Рисунок 9.10). Для того чтобы запомнить выбранное количество копий необходимо нажать кнопку просмотр, удерживая при этом Ctrl.

 

Рисунок 9.10. Просмотр сформированного печатного документа

Для навигации по печатному документу используются следующие кнопки:

-          Кристал, начало – показать первую страницу документа;

-          Кристал, конец – показать последнюю страницу документа;

-          Кристал, предыдущий – показать предыдущую страницу документа;

-          Кристал, следующий – показать следующую страницу документа.

Для того чтобы напечатать документ необходимо нажать кнопку Кристал, печать. На экран выдается диалог печати (Рисунок 9.11).

 

 

Рисунок 9.11. Диалог печати

После этого необходимо установить следующие параметры:

-          какие страницы печатать – все (All) или отдельные (PagesFromTo)

-          количество копий (Copies)

-          нужно ли разбирать по копиям (Collate Copies),

и нажать кнопку «ОК». Документ будет напечатан на принтере по умолчанию (указан в строке Printer).

Для вызова расширенного диалога печати необходимо нажать кнопку Кристал, печать расш. На экране появится расширенный диалог печати (Рисунок 9.12).

 

Рисунок 9.12. Расширенный диалог печати

После этого необходимо установить следующие параметры:

-          принтер (PrinterName), при необходимости можно откорректировать его свойства (Properties…, для разных принтеров могут различаться);

-          размер бумаги (PaperSize)

-          источник бумаги (PaperSource) бумаги

-          ориентацию (Orientation) документа (Portrait или Landscape),

и нажать кнопку «ОК». Настройки будут сохранены.

Для осуществления экспорта документа в различные форматы необходимо нажать кнопку Кристал, экспорт. На экране появится диалог экспорта (Рисунок 9.13).

 

Рисунок 9.13. Диалог экспорта

После этого необходимо выбрать формат экспорта (Format) и пункт назначения (Destination) и нажать кнопку «OK». Печатный документ будет экспортирован в выбранный формат. В зависимости от пункта назначения могут появляться дополнительные диалоги (например, для ввода имени файла, если в качестве пункта назначения выбрано «Disk file»).

Для задания масштаба отображения документа необходимо ввести его или выбрать из списка в соответствующем поле (Рисунок 9.14). Можно указать масштаб в процентах или воспользоваться стандартными значениями: «по ширине страницы» (Page Width) или «страница полностью» (Whole Page). Документ показывается в соответствии с выбранным масштабом (Рисунок 9.15).

 

Рисунок 9.14. Выбор масштаба

 

Рисунок 9.15. Результаты масштабирования

9.1.3.     Отчеты Microsoft Excel и Microsoft Word

Для отчетов Microsoft Excel и Microsoft Word кнопки «Просмотр» и «Печать» не отличаются друг от друга. Количество копий также не имеет значения (если не равно нулю). При нажатии на любую из этих кнопок запускается Microsoft Excel или Microsoft Word  и открывается соответствующий файл (Рисунок 9.16).

 

Рисунок 9.16. Отчет Microsoft Excel

На первом листе в таких отчетах всегда размещены данные, полученные из PrintEffect. На остальных листах находятся собственно отчеты, полученные из данных, расположенных на первом листе.

После этого файл можно сохранить в нужном месте, распечатать и проделать другие действия, которые позволяет Microsoft Excel. Подробнее читайте в документации к Microsoft Excel.

Для формирования отчетов необходимо, чтобы в Microsoft Excel были включены макросы. Если макросы не будут включены, то отчет не сформируется. Кроме того, для работы многих отчетов, реализованных в Excel, теперь требуется доверенный доступ к проекту Visual Basic.

В Microsoft Office 2003 для того чтобы включить макросы, необходимо выбрать меню «Сервис – Макрос – Безопасность…». Здесь можно выбрать значение «Средняя» или «Низкая» (Рисунок 9.17).

 

Рисунок 9.17. Включение макросов в Microsoft Excel 2003

Для включения доверенного доступа необходимо там же перейти на закладку «Надежные издатели» и установить флаг «Доверять доступ к Visual Basic Project» (Рисунок 9.18).

 

Рисунок 9.18. Флаг "Доверять доступ к Visual Basic Project" в Microsoft Excel 2003

В Microsoft Office 2007 и 2010 для включения макросов необходимо выполнить следующую последовательность действий:

·         Нажать кнопку «Office», расположенную в левом верхнем углу. В появившемся окне нажать кнопку «Параметры Excel» (Рисунок 9.19).

 

Рисунок 9.19. Кнопка "Параметры Excel"

·         В появившемся окне выбрать пункт «Центр управления безопасностью» (Рисунок 9.20).

 

Рисунок 9.20. Пункт "Центр управления безопасностью"

·         Нажать кнопку «Параметры центра управления безопасностью» (Рисунок 9.21).

 

Рисунок 9.21. Параметры центра управления безопасностью

·         В появившемся окне выбрать пункт меню «Параметры макросов» и в параметрах макросов выбрать пункт «Включить все макросы». Здесь же устанавливается флаг «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA» (Рисунок 9.22).

 

Рисунок 9.22. Включение макросов и установка доверенного доступа

Аналогичным образом настраивается включение макросов в Microsoft Word.

Кроме того, на компьютере должен быть установлен Microsoft Data Access Component (MDAC) версии не ниже 2.8.

9.1.4.     Стандартные отчеты в Microsoft Word

На форуме техподдержки в разделе «Информационные сообщения службы поддержки» выложены стандартные отчеты в Microsoft Word, которые могут быть изменены пользователем (раздел «Шаблоны стандартных отчетов»).

К стандартным отчетам относятся:

·         Договор на изготовление продукции – rep_order_contract_fact.doc.

·         Приложение к договору – rep_order_contract_fact_with_cost.doc.

·         Приложение к основному договору – rep_order_contract_supplement.doc.

·         Коммерческое предложение (MS Word) – rep_order_calc.doc.

·         Счет на оплату (MS Word) – rep_bill.doc.

·         Ярлык на упаковку – rep_way_bill_packing_label.doc.

После изменения эти файлы необходимо положить в папку rpt в том месте, где находится PrintEffect.

9.2.       Документы в разрезе собственных предприятий

Если на предприятии документы оформляются от нескольких юридических лиц, то для каждого юридического лица можно настроить формирование отчетов из учетных операций по разным шаблонам. Для этого необходимо сделать следующее:

·         Для необходимых собственных предприятий заполнить реквизит «Подкаталог печатных форм» (Рисунок 9.23).

 

Рисунок 9.23. Заполнение реквизита "Подкаталог печатных форм"

·         В папке PrintEffect найти папку «rpt». Если ее нет, то создать (Рисунок 9.24).

 

Рисунок 9.24. Папка «rpt»

·         Зайти в папку «rpt» и создать там папки, указанные в качестве значения реквизита «Подкаталог печатных форм» для собственных предприятий. Положить в эти папки необходимые шаблоны отчетов (Рисунок 9.25).

 

Рисунок 9.25. Шаблон отчета в папке для собственного предприятия

После этого в случае формирования отчетов по учетным операциям поиск шаблона будет осуществляться следующим образом:

·         Сначала ищется в папке, определенной для собственного предприятия.

·         Если там не найдено, то в папке «rpt».

·         Если и там не найдено, то в архиве стандартных отчетов ASystem.rpt.zip.

Собственное предприятие для разных документов определяется следующим образом:

·         Для счета и отгрузки – значение реквизита «Поставщик».

·         Для оплаты и прихода от поставщика – значение реквизита «Получатель».

·         Для списания в производство и сличительной ведомости – значение реквизита «Наше предприятие».

·         Для регистрации счета и оплаты поставок и услуг – значение реквизита «Плательщик».

9.3.       Заказы

9.3.1.     Бланк заказа

Отчеты по бланку заказа можно получить двумя способами:

·         Находясь в заказе, нажав кнопку «Печатать».

·         В списке заказов выбрать заказ, и в меню, которое выдается по правой кнопке мыши, выбрать пункт «Печатать документы по заказу» (Рисунок 9.26).

 

Рисунок 9.26. Вызов документов по заказу из списка заказов

На экране появится список документов, которые можно получить по выбранному заказу (Рисунок 9.27).

 

Рисунок 9.27. Отчеты по заказу

PrintEffect позволяет получить по заказу следующие отчеты:

·         График прохождения заказа. Формируется только для заказов, которые поставлены в план. В отчете по каждой операции указано, в какое время она должна выполняться по текущему плану.

 

Рисунок 9.28. График прохождения заказа

·         Договор на изготовление продукции. Отчет в формате Microsoft Word. Содержит стандартный текст договора. Изначально шаблон договора имеет вид, показанный на рисунке (Рисунок 9.29).

 

Рисунок 9.29. Шаблон договора

В тексте договора можно использовать поля, которые при формировании договора будут заполняться из PrintEffect (Рисунок 9.30). При этом для корректного формирования договора в заказе обязательно должен быть выбран номер договора.

 

Рисунок 9.30. Заполненный договор

Для вставки полей в текст договора необходимо выбрать меню «Вставка – Поле…» (для Word 2003) или «Вставка – Экспресс-блоки – Поле…» (для Word 2007/2010)  и выбрать категорию DocProperty (Рисунок 9.31).

 

Рисунок 9.31. Поля в документе Word

Поля, которые подтягиваются из PrintEffect, пишутся прописными буквами и начинаются с «AS_».

При формировании договора могут быть использованы следующие поля:

o    AS_CONTRACT_PROP1. Номер договора.

o    AS_CONTRACT_PROP. Дата договора.

o    AS_CONTRACT_PROP3. Дата начала действия договора.

o    AS_CONTRACT_PROP4. Дата окончания действия договора.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP1. Официальное наименование нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP2. ИНН нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP3. КПП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP4. Код ЕГРП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP5. Код по ОКПО нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP6. Код ОКВЭД нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP7. Юридический адрес нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP8. Должность руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP9. Должность руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP10. ФИО руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP11. ФИО руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP12. Руководитель нашего предприятия действует на основании.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP13. Телефон нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP14. Факс нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP1. Номер банковского счета нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP3. БИК банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP4. Наименование банка нашего предприятия.

o    AS_CUS_PROP1. Официальное наименование клиента.

o    AS_CUS_PROP2. ИНН клиента.

o    AS_CUS_PROP3. КПП клиента.

o    AS_CUS_PROP4. Код ЕГРП клиента.

o    AS_CUS_PROP5. Код по ОКПО клиента.

o    AS_CUS_PROP6. Код ОКВЭД клиента.

o    AS_CUS_PROP7. Юридический адрес клиента.

o    AS_CUS_PROP8. Должность руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP9. Должность руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP10. ФИО руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP11. ФИО руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP12. Руководитель клиента действует на основании.

o    AS_CUS_PROP13. Телефон клиента.

o    AS_CUS_PROP14. Факс клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP1. Номер банковского счета клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP3. БИК банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP4. Наименование банка клиента.

Если в справочнике контрагентов для клиента заполнен реквизит «Каталог архива документов» (Рисунок 9.32) или каталог указан в общей настройке PrintEffect  (Рисунок 9.33), то появится кнопка «Сохранить в архив документов».

 

Рисунок 9.32. Каталог архива документов в справочнике контрагентов

 

Рисунок 9.33. Каталог архива документов в общих настройках системы

Для Word 2003 эта кнопка находится на панели инструментов (Рисунок 9.34).

 

Рисунок 9.34. Кнопка "Сохранить в архив документов" для Word 2003

Для Word 2007 необходимо выбрать меню «Надстройки» (Рисунок 9.35)

 

Рисунок 9.35. Кнопка "Сохранить в архив документов" для Word 2007

После нажатия на эту кнопку договор будет сохранен в указанную папку. Имя файла по умолчанию будет содержать номер и дату договора (Рисунок 9.36).

 

Рисунок 9.36. Сохранение договора в указанную папку

·         Заказ на сторонние работы. Формируется, если в заказе есть операции, выполняемые субподрядчиком. На каждую операцию и элемент формируется отдельная страница (Рисунок 9.37).

 

Рисунок 9.37. Заказ на сторонние работы

                Отчет содержит следующую информацию:

o    Наименование заказчика.

o    Контактное лицо заказчика. Выбирается при формировании отчета на закладке «Субподряд» (Рисунок 9.38).

 

Рисунок 9.38. Выбор контактного лица

o    Телефон контактного лица заказчика. Выводится значение реквизита «Контактные телефоны» для выбранного контактного лица.

o    Подрядчик. Дата поступления. Дата сдачи. Берется информация из бланка заказа (Рисунок 9.39).

 

Рисунок 9.39. Даты начала и окончания операции и субподрядчик

o    Наименование заказа.

o    Наименование элемента, над которым выполняется операция.

o    Номер заказа.

o    Входной и выходной тираж операции.

o    Реквизиты операции. Выводятся реквизиты, привязанные к операции и заполненные (Рисунок 9.40). Некоторые реквизиты не выводятся, например, реквизит «Стоимость операции».

o    Комментарий к операции. Выводится комментарий к операции (Рисунок 9.40).

 

Рисунок 9.40. Реквизиты и комментарий к операции

                Остальные поля предназначены для ручного заполнения.

·         Заказ на сторонние работы (старый). Оставлен для совместимости со старыми версиями PrintEffect (4.017 и ниже). Формируется, если в заказе есть операции, выполняемые субподрядчиком, оформленные по-старому. В верхней части отчета (Рисунок 9.41) печатаются следующие данные:

o    Дата начала работ. Берется из реквизита операции «Дата передачи».

o    Адрес доставки. Берется из реквизита контрагента-субподрядчика «Адрес фактический».

o    Подрядчик. Берется официальное наименование подрядчика из реквизита операции «Субподрядчик».

o    Контактный телефон. Берется из реквизита контрагента-субподрядчика «Телефон».

o    Название работы. Берется из наименования заказа.

 

01

Рисунок 9.41. Заказ  на сторонние работы (старый). Верхняя часть

o    Операция. Наименование операции.

o    Количество (тираж). Плановая выработка по операции.

o    Комментарии. Берется комментарий к операции.

В нижней части отчета (Рисунок 9.42) печатаются следующие данные:

o    Номер заказа.

o    Дата возврата. Значение реквизита операции «Дата получения».

o    Операция. Наименование операции.

o    Количество (тираж). Плановая выработка по операции.

o    Заказчик. Официальное наименование нашего предприятия.

o    Адрес возврата. Берется из реквизита «Адрес фактический» нашего предприятия.

o    Контактный телефон. Берется из реквизита «Телефон» нашего предприятия.

Строки «Получено (количество/тираж)», «Дата получения» и «Подпись» заполняются вручную.

12

Рисунок 9.42. Заказ  на сторонние работы (старый). Нижняя часть

·         Калькуляция заказа. Внутренний документ, который содержит информацию о составе заказа и структуре его стоимости и себестоимости (Рисунок 9.43). В нем присутствуют все явные и неявные наценки и скидки. Колонки «Прибыль» и «Рентабельность» рассчитываются, исходя из стоимости с НДС или без НДС в зависимости от общей настройки «При расчете стоимости заказа» (меню «Настройка – Параметры…», раздел «Заказы»).

 

Рисунок 9.43. Калькуляция заказа

·         Коммерческое предложение. Документ, который отдается клиенту. Может быть сформирован в трех видах.

В краткой форме (Рисунок 9.44) указывается, сколько стоит работа, бумага и материалы.

 

Рисунок 9.44. Краткая форма коммерческого предложения

В форме «По ГП» (по готовой продукции) (Рисунок 9.45) в коммерческом предложении печатается одна строка (для некомплектного заказа количество строк равно количеству деталей заказа).

 

Рисунок 9.45. Коммерческое предложение по готовой продукции

В полной форме (Рисунок 9.46) по каждой статье дается расшифровка, какая именно бумага, какие материалы и какие операции используются в заказе.

 

Рисунок 9.46. Полная форма коммерческого предложения

Переключение с краткой формы на полную производится на закладке «Параметры» окна формирования отчетов (Рисунок 9.47). Там же можно указать, включается ли НДС в стоимость операций и материалов.

 

Рисунок 9.47. Вид коммерческого предложения

Другие параметры коммерческого предложения задаются на закладке «Коммерческое предложение» (Рисунок 9.48). Здесь можно указать от чьего имени делается предложение (выбирается из списка контактных лиц нашего предприятия), банковский счет (выбирается из списка банковских счетов нашего предприятия), а также обращение с вводной частью и комментарии с дополнительными условиями (обычный текст).

 

Рисунок 9.48. Параметры коммерческого предложения

В случае, если на закладке «Коммерческое предложение» диалога печати не выбран банковский счет, то в отчетах отображается банковский счет, помеченный в справочнике контрагентов как счет по умолчанию. Если счета по умолчанию у контрагента нет, то при формировании отчета используется первый попавшийся банковский счет.

Куда попадают эти параметры можно увидеть на рисунках (Рисунок 9.49, Рисунок 9.50).

 

Рисунок 9.49. Заполненные параметры

 

Рисунок 9.50. Заполненные параметры в коммерческом предложении

Следует отметить, что в отличие от калькуляции заказа, в коммерческое предложение никогда не попадают строки «Наценка менеджера», «Изменение технологии» и «Комиссионное вознаграждение». Они прибавляются к стоимости операций, а в случае получения полного отчета распределяются по операциям пропорционально их стоимости.

·         Коммерческое предложение (MS Word). Содержит абсолютно такую же информацию, что и коммерческое предложение в Crystal Report. При формировании используются те же самые параметры.

Коммерческое предложение, сформированное в MS Word можно отправить по электронной почте заказчику. Для этого необходимо после формирования коммерческого предложения:

·         Для MS Office 2003 нажать кнопку «Отправить как вложение» на панели инструментов (Рисунок 9.51).

 

Рисунок 9.51. Кнопка "Отправить как вложение" для MS Office 2003

·         Для MS Office 2007 или 2010 перейти в раздел «Надстройки» и нажать кнопку «Отправить как вложение» на панели инструментов (Рисунок 9.52).

 

Рисунок 9.52. Кнопка "Отправить как вложение" для MS Office 2007-2010

Будет вызван почтовый клиент по умолчанию (Рисунок 9.53).

 

Рисунок 9.53. Отправка коммерческого предложения

При этом в поле «Кому» будет проставлен почтовый адрес контактного лица, привязанного к заказу (значение реквизита контактного лица «e-mail») (Рисунок 9.54).

 

03

Рисунок 9.54. "e-mail" контактного лица

·         Перечень материалов заказа. В этом документе показывается, какие материалы были рассчитаны в заказе (Рисунок 9.55).

 

Рисунок 9.55. Перечень материалов заказа

·         Приложение к основному договору. Отчет в формате Microsoft Word. Содержит стандартный текст приложения к договору. При этом приложение к договору должно быть заедено в справочнике контрагентов в качестве отдельного договора со своим номером. В реквизите «Номер родительского договора» должен быть указан номер основного договора (Рисунок 9.56).

 

Рисунок 9.56. Приложение к договору в справочнике контрагентов

После этого оно должно быть привязано к заказу (Рисунок 9.57).

 

Рисунок 9.57. Приложение к договору, привязанное к заказу

Изначально шаблон приложения к договору имеет вид, показанный на рисунке (Рисунок 9.58).

 

Рисунок 9.58. Шаблон приложения к основному договору

В тексте приложения к основному договору можно использовать поля, которые при формировании договора будут заполняться из PrintEffect (Рисунок 9.59).

 

Рисунок 9.59. Заполненное приложение к основному договору

Для вставки полей в текст договора необходимо выбрать меню «Вставка – Поле…» (для Word 2003) или «Вставка – Экспресс-блоки – Поле…» (для Word 2007/2010)  и выбрать категорию DocProperty (Рисунок 9.31).

Поля, которые подтягиваются из PrintEffect, пишутся прописными буквами и начинаются с «AS_».

При формировании приложения к договору могут быть использованы следующие поля:

o    AS_CONTRACT_PROP1. Номер договора.

o    AS_CONTRACT_PROP2. Дата договора.

o    AS_CONTRACT_PROP3. Дата начала действия договора.

o    AS_CONTRACT_PROP4. Дата окончания действия договора.

o    AS_CONTRACT_PARENT_PROP1. Номер родительского договора.

o    AS_CONTRACT_PARENT_PROP2. Дата родительского договора.

o    AS_CONTRACT_PARENT_PROP3. Дата начала действия родительского договора.

o    AS_CONTRACT_PARENT_PROP4. Дата окончания действия родительского договора.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP1. Официальное наименование нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP2. ИНН нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP3. КПП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP4. Код ЕГРП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP5. Код по ОКПО нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP6. Код ОКВЭД нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP7. Юридический адрес нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP8. Должность руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP9. Должность руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP10. ФИО руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP11. ФИО руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP12. Руководитель нашего предприятия действует на основании.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP13. Телефон нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP14. Факс нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP1. Номер банковского счета нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP3. БИК банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP4. Наименование банка нашего предприятия.

o    AS_CUS_PROP1. Официальное наименование клиента.

o    AS_CUS_PROP2. ИНН клиента.

o    AS_CUS_PROP3. КПП клиента.

o    AS_CUS_PROP4. Код ЕГРП клиента.

o    AS_CUS_PROP5. Код по ОКПО клиента.

o    AS_CUS_PROP6. Код ОКВЭД клиента.

o    AS_CUS_PROP7. Юридический адрес клиента.

o    AS_CUS_PROP8. Должность руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP9. Должность руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP10. ФИО руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP11. ФИО руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP12. Руководитель клиента действует на основании.

o    AS_CUS_PROP13. Телефон клиента.

o    AS_CUS_PROP14. Факс клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP1. Номер банковского счета клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP3. БИК банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP4. Наименование банка клиента.

o    AS_ORDER_PROP1. Номер заказа.

o    AS_ORDER_PROP2. Наименование заказа.

o    AS_ORDER_PROP3. Дата оформления заказа.

o    AS_ORDER_PROP4.  Дата отгрузки заказа.

o    AS_ORDER_PROP5. Вид изделия.

o    AS_ORDER_PROP6. Общий тираж заказа.

o    AS_ORDER_PROP7. Менеджер заказа.

o    AS_ORDER_PROP8. Запечатываемый материал заказа.

o    AS_ORDER_PROP9. Тип исходных материалов.

o    AS_ORDER_PROP10. Количество полос заказа.

o    AS_ORDER_PROP11. Формат заказа.

o    AS_ORDER_PROP12. Красочность заказа.

o    AS_ORDER_PROP13. Номер приложения к договору.

Приложение к договору содержит таблицу со стоимостью готовой продукции, которая формируется автоматически на основании данных заказа (Рисунок 9.60).

 

Рисунок 9.60. Таблица со стоимостью готовой продукции

Внешний вид этой таблицы зависит от общей настройки системы: «При расчете стоимости заказа выделять НДС/ начислять НДС» (Рисунок 9.61).

 

Рисунок 9.61. Настройка работы с НДС

Если в справочнике контрагентов для клиента заполнен реквизит «Каталог архива документов» или каталог указан в общей настройке PrintEffect, то появится кнопка «Сохранить в архив документов» (где находятся кнопки в разных версиях Word, показано в описании отчета «Договор на изготовление продукции»).

После нажатия на эту кнопку приложение к договору будет сохранено в указанную папку. Имя файла по умолчанию будет содержать номер и дату приложения к договору, а также номер и дату основного договора (Рисунок 9.62).

 

Рисунок 9.62. Сохранение приложения к основному договору в указанную папку

Приложение к договору. Отчет в формате Microsoft Word. Содержит стандартный текст приложения к договору. В отличие от приложения к основному договору заводить приложение отдельной строкой в справочник контрагентов не требуется. Для формирования приложения к договору в настройке шаблонов объектов к нужным видам изделий необходимо привязать реквизит «Номер приложения к договору» (Рисунок 9.63).

 

Рисунок 9.63. Привязка реквизита "Номер приложения к договору"

Этот номер должен быть заполнен в шапке заказа. Кроме того, в шапке заказа должен быть привязан основной договор (Рисунок 9.64).

 

Рисунок 9.64. Основной договор и номер приложения к договору в заказе

Изначально шаблон приложения к договору имеет вид, показанный на рисунке (Рисунок 9.65).

 

Рисунок 9.65. Шаблон приложения к договору

В тексте приложения к договору можно использовать поля, которые при формировании договора будут заполняться из PrintEffect (Рисунок 9.66).

 

Рисунок 9.66. Заполненное приложение к договору

Для вставки полей в текст договора необходимо выбрать меню «Вставка – Поле…» (для Word 2003) или «Вставка – Экспресс-блоки – Поле…» (для Word 2007/2010)  и выбрать категорию DocProperty (Рисунок 9.31).

Поля, которые подтягиваются из PrintEffect, пишутся прописными буквами и начинаются с «AS_».

При формировании приложения к договору могут быть использованы следующие поля:

o    AS_CONTRACT_PROP1. Номер договора.

o    AS_CONTRACT_PROP2. Дата договора.

o    AS_CONTRACT_PROP3. Дата начала действия договора.

o    AS_CONTRACT_PROP4. Дата окончания действия договора.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP1. Официальное наименование нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP2. ИНН нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP3. КПП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP4. Код ЕГРП нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP5. Код по ОКПО нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP6. Код ОКВЭД нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP7. Юридический адрес нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP8. Должность руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP9. Должность руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP10. ФИО руководителя нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP11. ФИО руководителя нашего предприятия в родительном падеже.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP12. Руководитель нашего предприятия действует на основании.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP13. Телефон нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_PROP14. Факс нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP1. Номер банковского счета нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP3. БИК банка нашего предприятия.

o    AS_OWN_ENTERPR_ACC_PROP4. Наименование банка нашего предприятия.

o    AS_CUS_PROP1. Официальное наименование клиента.

o    AS_CUS_PROP2. ИНН клиента.

o    AS_CUS_PROP3. КПП клиента.

o    AS_CUS_PROP4. Код ЕГРП клиента.

o    AS_CUS_PROP5. Код по ОКПО клиента.

o    AS_CUS_PROP6. Код ОКВЭД клиента.

o    AS_CUS_PROP7. Юридический адрес клиента.

o    AS_CUS_PROP8. Должность руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP9. Должность руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP10. ФИО руководителя клиента.

o    AS_CUS_PROP11. ФИО руководителя клиента в родительном падеже.

o    AS_CUS_PROP12. Руководитель клиента действует на основании.

o    AS_CUS_PROP13. Телефон клиента.

o    AS_CUS_PROP14. Факс клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP1. Номер банковского счета клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP2. Номер корреспондентского счета банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP3. БИК банка клиента.

o    AS_CUS_ACC_PROP4. Наименование банка клиента.

o    AS_ORDER_PROP1. Номер заказа.

o    AS_ORDER_PROP2. Наименование заказа.

o    AS_ORDER_PROP3. Дата оформления заказа.

o    AS_ORDER_PROP4.  Дата отгрузки заказа.

o    AS_ORDER_PROP5. Вид изделия.

o    AS_ORDER_PROP6. Общий тираж заказа.

o    AS_ORDER_PROP7. Менеджер заказа.

o    AS_ORDER_PROP8. Запечатываемый материал заказа.

o    AS_ORDER_PROP9. Тип исходных материалов.

o    AS_ORDER_PROP10. Количество полос заказа.

o    AS_ORDER_PROP11. Формат заказа.

o    AS_ORDER_PROP12. Красочность заказа.

o    AS_ORDER_PROP13. Номер приложения к договору.

Приложение к договору содержит таблицу со стоимостью готовой продукции, которая формируется автоматически на основании данных заказа (Рисунок 9.67).

 

Рисунок 9.67. Таблица со стоимостью готовой продукции

Внешний вид этой таблицы зависит от общей настройки системы: «При расчете стоимости заказа выделять НДС/ начислять НДС» (Рисунок 9.68).

 

Рисунок 9.68. Настройка работы с НДС

Если в справочнике контрагентов для клиента заполнен реквизит «Каталог архива документов» или каталог указан в общей настройке PrintEffect, то появится кнопка «Сохранить в архив документов» (где находятся кнопки в разных версиях Word, показано в описании отчета «Договор на изготовление продукции»).

После нажатия на эту кнопку приложение к договору будет сохранено в указанную папку. Имя файла по умолчанию будет содержать номер и дату договора, а также номер заказа (Рисунок 9.69).

 

Рисунок 9.69. Сохранение приложения к договору в указанную папку

·         Размещение деталей на листах. В этом документе показывается, как детали были размещены на листах. Для каждого печатного листа формируется отдельная страница. В шапке указываются номер заказа, наименование заказа, дата оформления заказа, заказчик, менеджер и технолог.

В отчете в верхней части выведена вся информация о размещении деталей на листе (Рисунок 9.70).

 

Рисунок 9.70. Размещение деталей на листах. Верхняя часть

В нижней части отчета находится визуальное изображение деталей, размещенных на листе (Рисунок 9.71).

 

02.bmp

Рисунок 9.71. Размещение деталей на листах. Нижняя часть

Чтобы отчет формировался корректно, в заказе должна быть произведена визуальная раскладка (подробнее о визуальной раскладке в книге «Оформление заказа», разделы «Визуальная раскладка деталей на листе» и «Размещение блока на листах»).

·         Расшифровка техотходов бумаги. В этом документе повторяется информация о расчете техотходов бумаги из расшифровки заказа (Рисунок 9.72).

 

Рисунок 9.72. Расшифровка техотходов бумаги

·         События по заказу. В этом отчете показывается, какие события происходили с этим заказом, когда и кем регистрировались (Рисунок 9.73).

 

Рисунок 9.73. События по заказу

·         Технологическая карта. Содержит полную информацию о заказе. Состоит из нескольких частей (Рисунок 9.74, Рисунок 9.75):

o    Шапка. Содержит номер заказа, тираж, дату оформления, плановую дату отгрузки, вид изделия, наименование заказа, менеджера, технолога (если в заказе выбран технолог), заказчика и примечание (комментарий) к заказу.

o    Состав изделия. Содержит информацию о деталях и листах. Для деталей указывается красочность, формат и тираж. Для составных деталей – их состав. Для листов указывается расположение деталей на листе, а также красочность, формат и тираж листа.

o    Бумага. Указывается лист, к которому относится бумага, наименование бумаги, плотность и тип, количество в листах и килограммах, формат бумаги на складе и печатный формат (в скобках – доля резки).

o    Материалы. Указывается наименование материала и рассчитанное количество в основной единице измерения.

 

Рисунок 9.74. Технологическая карта. Шапка, состав изделия, бумага и материалы

Рисунок 9.75. Технологическая карта. Технологические операции

o    Технологические операции. Содержит информацию об операциях заказа. Для каждой операции указываются наименование операции, параметры операции, оборудование, формат операции, выработка и элемент, над которым выполняется операция. Для операций препресса и печати дополнительно указывается красочность операции, для операций печати и отделки - техотходы в разрезе субопераций. Состав параметров операции настраивается в режиме настройки отображаемых реквизитов операций (меню «Настройка – Отображаемые реквизиты операций»), раздел «Технологические карты» (Рисунок 9.76).

 

Рисунок 9.76. Настройка отображаемых реквизитов для технологических карт

·         Технологическая карта (пооперационная). Пооперационная технологическая карта (Рисунок 9.77) отличается от обычной тем, что каждая операция заказа располагается на отдельном листе. Кроме того, в пооперационной карте есть маршрутный лист, в котором указываются предыдущие и последующие операции заказа, а кроме того, есть блок регистрации факта, который можно использовать в качестве рапортички.   

 

Рисунок 9.77. Пооперационная технологическая карта

·         Технологическая карта + калькуляция. Содержит ту же информацию, что и технологическая карта, но дополнительно показывается стоимость операций и материалов (Рисунок 9.78). Стоимость всегда показывается в базовой валюте с учетом НДС.

 

Рисунок 9.78. Технологическая карта + калькуляция

·         Технологический ярлык. Содержит краткую информацию о заказе (Рисунок 9.79).

 

Рисунок 9.79. Технологический ярлык

·         Технологические операции заказа. Содержит информацию о выработке и времени технологических операций заказа в разрезе субопераций. (Рисунок 9.80) Колонка «Приведенная выработка» используется только в системе более высокого уровня ASystem.

 

Рисунок 9.80. Технологические операции заказа

9.3.2.     Список заказов

Если в списке заказов нажать кнопку «Печатать», то можно получить следующие отчеты:

·         График прохождения заказа. Формируется по выделенному заказу. Формируется только для заказов, которые поставлены в план. В отчете по каждой операции указано, в какое время она должна выполняться по текущему плану.

·         Комментарии исполнителей к операциям. Отчет позволяет получить информацию о комментариях, вводимых исполнителями в регистрации факта. В отчет попадают комментарии по операциям из заказов, находящихся в списке заказов на момент формирования отчета.

·         Материалы заказов. В отчет попадают материалы из заказов, находящихся в списке заказов на момент формирования отчета. Отчет содержит данные о количестве (расчетном и окончательном), стоимости (расчетной и окончательной) и себестоимости материалов, используемых в выбранных заказах. Возможны несколько вариантов формирования этого отчета:

o    По ТМЦ (Рисунок 9.81). Отчет формируется в разрезе материалов. На первом уровне количества и суммы по материалу в целом, на втором количества и суммы в разрезе заказов. Управлять сворачиванием и разворачиванием отчета по уровням можно с помощью кнопок «1» и «2» в левом верхнем углу отчета под панелью инструментов Excel.

 

Рисунок 9.81. Материалы заказов. Группировка по ТМЦ

·         По группам ТМЦ (Рисунок 9.82). Отчет формируется в разрезе групп материалов. На первом уровне количества и суммы по группе материалов, на втором – количества и суммы по материалу в целом, на третьем – количества и суммы в разрезе заказов. Управлять сворачиванием и разворачиванием отчета по уровням можно с помощью кнопок «1», «2» и «3» в левом верхнем углу отчета под панелью инструментов Excel.

 

Рисунок 9.82. Материалы заказов. Группировка по группам ТМЦ

·         По категориям ТМЦ (Рисунок 9.83). Отчет формируется в категорий материалов. Категориями являются группы секции «Стоимость» в бланке заказа – «Бумага» и «Материалы». На первом уровне в отчете отображаются количества и суммы по категории ТМЦ, на втором – по группе материалов, на третьем – по материалу в целом, на четвертом – в разрезе заказов. Управлять сворачиванием и разворачиванием отчета по уровням можно с помощью кнопок «1», «2», «4» и «4» в левом верхнем углу отчета под панелью инструментов Excel.

 

Рисунок 9.83. Материалы заказов. Группировка по категориям ТМЦ

·         Операции заказов. В этот отчет попадают все заказы, находящиеся в списке заказов на момент формирования. На закладке «По операциям» (Рисунок 9.84) данные группируются по операциям, для каждой из которых указывается количество операций, их суммарная стоимость, себестоимость и время выполнения.

 

Рисунок 9.84. Операции заказов. Закладка "По операциям"

На закладке «По оборудованию» (Рисунок 9.85) та же самая информация дается в разрезе «Оборудование – Операция».

 

Рисунок 9.85. Операции заказов. Закладка "По оборудованию"

9.3.3.     Варианты калькуляции

Расчет вариантов калькуляции подробно описан в книге «Оформление заказа» в разделе «Варианты калькуляции». Если в этом режиме нажать кнопку «Печатать», то можно получить следующие отчеты:

·         Варианты калькуляции. В этом отчете (Рисунок 9.86) повторяются данные расчета вариантов калькуляции. Для каждого набора варьируемых параметров показывается стоимость бумаги, материалов, работ, наценки и скидки.

 

Рисунок 9.86. Варианты калькуляции

·         Варианты калькуляции (с себестоимостью). В этом отчете (Рисунок 9.87) есть все данные, которые есть в отчете «Варианты калькуляции», но кроме того, для каждого набора варьируемых параметров дополнительно выводится плановая себестоимость бумаги, материалов и работ.

 

Рисунок 9.87. Варианты калькуляции (с себестоимостью)

9.4.       Реализация

9.4.1.     Список операций

Находясь в списке операций по реализации можно получить реестр документов. Для этого нужно выбрать в дереве операций нужную операцию (выписка счета, оплата или отгрузка) и нажать кнопку «Печатать». В зависимости от выбранной операции будет сформирован соответствующий реестр (Рисунок 9.88, Рисунок 9.89, Рисунок 9.90).

 

Рисунок 9.88. Реестр счетов

Рисунок 9.89. Реестр оплат

Рисунок 9.90. Реестр отгрузок

9.4.2.     Счет

Сформировать счет можно двумя способами:

·         При выписке счета, нажав кнопку «Печатать».

·         В реестре счетов, нажав на нужном счете правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

 

Рисунок 9.91. Меню в списке учетных операций

После этого можно сформировать счет на оплату (Рисунок 9.92).

 

Рисунок 9.92. Счет на оплату

9.4.3.     Счет в MS Word

Кроме счета на оплату в формате Crystal Reports можно формировать счет в формате MS Word (Рисунок 9.93).

 

Рисунок 9.93. Счет в MS Word

Изначально шаблон счета имеет вид, показанный на рисунке (Рисунок 9.94).

 

Рисунок 9.94. Шаблон счета

Для вставки полей в текст договора необходимо выбрать меню «Вставка – Поле…» (для Word 2003) или «Вставка – Экспресс-блоки – Поле…» (для Word 2007/2010)  и выбрать категорию DocProperty (Рисунок 9.31).

 

Рисунок 9.95. Поля в документе Word

Поля, которые подтягиваются из PrintEffect, пишутся прописными буквами и начинаются с «AS_».

При формировании счета могут быть использованы следующие поля:

·         AS_WF_OPER_DATE. Дата счета.

·         AS_WF_OPER_NUM. Номер счета.

·         AS_WF_OPER_CURR_ABBR. Валюта счета.

·         AS_OWN_ENTRPR_NAME. Наименование собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_OFFICIAL_NAME. Официальное наименование собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_INN. ИНН собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_KPP. КПП собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_ADDRESS. Юридический адрес собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRP_OKPO. Код ОКПО собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTERPR_OKDP. Код ОКДП собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_PHONE. Телефон собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_FAX. Факс собственного предприятия.

·         AS_OWN_ENTRPR_CHIEF_FIO. ФИО руководителя собственного предприятия.

·         AS_SUPPLIER_NAME. Наименование поставщика.

·         AS_SUPPLIER_OFFICIAL_NAME. Официальное наименование поставщика.

·         AS_SUPPLIER_OFFICIAL_SHORT_NAME. Официальное сокращенное наименование поставщика.

·         AS_SUPPLIER_INN. ИНН поставщика.

·         AS_SUPPLIER_KPP. КПП поставщика.

·         AS_SUPPLIER_ADDRESS. Юридический адрес поставщика.

·         AS_SUPPLIER_FACT_ADDRESS. Фактический адрес поставщика.

·         AS_SUPPLIER_OGRN. Код ОГРН поставщика.

·         AS_SUPPLIER_OKPO. Код ОКПО поставщика.

·         AS_SUPPLIER_OKDP. Код ОКДП поставщика.

·         AS_SUPPLIER_PHONE. Телефон поставщика.

·         AS_SUPPLIER_FAX. Факс поставщика.

·         AS_SUPPLIER_ACC_NUM. Номер банковского счета поставщика.

·         AS_SUPPLIER_ACC_CORR_NUM. Номер корреспондентского счета банка поставщика.

·         AS_SUPPLIER_ACC_BIK. БИК банка поставщика.

·         AS_SUPPLIER_ACC_BANK_NAME. Наименование банка поставщика.

·         AS_SUPPLIER_CHIEF_FIO. ФИО руководителя поставщика.

·         AS_SUPPLIER_MBKFIO. ФИО главного бухгалтера поставщика.

·         AS_PAYER_NAME. Наименование плательщика.

·         AS_PAYER_OFFICIAL_NAME. Официальное наименование плательщика.

·         AS_PAYER_INN. ИНН плательщика.

·         AS_PAYER_KPP. КПП плательщика.

·         AS_PAYER_ADDRESS. Юридический адрес плательщика.

·         AS_PAYER_FACT_ADDRESS. Фактический адрес плательщика.

·         AS_PAYER_OKPO. Код ОКПО плательщика.

·         AS_PAYER_OKDP. Код ОКДП плательщика.

·         AS_PAYER_PHONE. Телефон плательщика.

·         AS_PAYER_FAX. Факс плательщика.

·         AS_PAYER_ACC_NUM. Номер банковского счета плательщика.

·         AS_PAYER_ACC_CORR_NUM. Номер корреспондентского счета банка плательщика.

·         AS_PAYER_ACC_BIK. БИК банка плательщика.

·         AS_PAYER_ACC_BANK_NAME. Наименование банка плательщика.

·         AS_MANAGER_NAME. Менеджер.

С помощью этих полей нельзя настроить фактурную часть счета. Выбор вида фактурной части осуществляется на закладке «Параметры» при формировании отчета (Рисунок 9.96).

 

Рисунок 9.96. Выбор вида фактурной части счета

Фактурная часть может быть сформирована:

·         С НДС (Рисунок 9.97).

 

Рисунок 9.97. Фактурная часть с НДС

·         Без НДС (Рисунок 9.98).

 

Рисунок 9.98. Фактурная часть без НДС

·         Без НДС и с НДС (Рисунок 9.99).

 

Рисунок 9.99. Фактурная часть без НДС и с НДС

Счет, выписанный в MS Word, можно отправить по электронной почте. Для этого необходимо сделать следующее:

·         Для MS Office 2003 нажать кнопку «Отправить как вложение» на панели инструментов (Рисунок 9.51).

 

Рисунок 9.100. Кнопка "Отправить как вложение" для MS Office 2003

·         Для MS Office 2007 или 2010 перейти в раздел «Надстройки» и нажать кнопку «Отправить как вложение» на панели инструментов (Рисунок 9.52).

 

Рисунок 9.101. Кнопка "Отправить как вложение" для MS Office 2007-2010

Будет вызван почтовый клиент по умолчанию (Рисунок 9.53).

 

Рисунок 9.102. Письмо со счетом на оплату

При этом в поле «Кому» будет проставлен почтовый адрес контактного лица, привязанного к заказу, по которому оформлен счет (значение реквизита контактного лица «e-mail») (Рисунок 9.54). Если в счет входит несколько заказов с разными контактными лицами, то в поле «Кому» они будут перечислены через запятую.

 

Рисунок 9.103. "e-mail" контактного лица

Счёт можно сохранить в настроенный каталог архива документов. В качестве каталога архива документов используется значение реквизита «Каталог архива документов» заданного для контрагента-плательщика. Если этот реквизит не заполнен, то каталог архива документов берется из общих настроек системы.

9.4.4.     Оплата

Документы по оплате можно сформировать двумя способами:

·         При оформлении документа оплаты, нажав кнопку «Печатать».

·         В реестре документов оплаты, нажав на нужной операции правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

После этого в окне формирования отчетов (Рисунок 9.104) нужно выбрать необходимый документ.

 

Рисунок 9.104. Отчеты по оплате

В настоящий момент из документа оплаты можно сформировать «Приходно-кассовый ордер КО-1» (Рисунок 9.105).

 

Рисунок 9.105. Приходно-кассовый ордер

9.4.5.     Отгрузка

Документы по отгрузке можно сформировать двумя способами:

·         При оформлении отгрузки, нажав кнопку «Печатать».

·         В реестре отгрузочных документов, нажав на нужной операции правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

После этого в окне формирования отчетов (Рисунок 9.106) нужно выбрать необходимый документ.

 

Рисунок 9.106. Отчеты по отгрузке

Можно сформировать следующие документы:

·         Акт. В отчете печатается информация из документа отгрузки (Рисунок 9.107).

 

Рисунок 9.107. Акт

·         Счет-фактура (Рисунок 9.108) формируется из документа отгрузки в соответствии с российским законодательством.

 

Рисунок 9.108. Счет-фактура

Для того чтобы в счете-фактуре заполнялись поля «К платежно-расчетному документу…» необходимо при вводе документа оплаты заполнять эти реквизиты (Рисунок 9.109).

 

Рисунок 9.109. Заполнение реквизитов в документе оплаты

В результате, если дата документа оплаты меньше даты отгрузки, в счете-фактуре поля «К платежно-расчетному документу» будут заполнены (Рисунок 9.110).

 

Рисунок 9.110. Поля "К платежно-расчетному документу"

Если платежных документов было несколько, они будут перечислены через запятую.

·         Товарная накладная ТОРГ-12 (Рисунок 9.111) формируется из документа отгрузки в соответствии с российским законодательством. Печатается на двух страницах.

 

Рисунок 9.111. Товарная накладная ТОРГ-12

·         Другой вид товарной накладной ТОРГ-12. Сделан так, чтобы по возможности документ печатался на одной странице (Рисунок 9.112).

 

Рисунок 9.112. Товарная накладная ТОРГ-12 (мини)

·         Товарно-транспортная накладная 1-Т (Рисунок 9.113) формируется из документа отгрузки в соответствии с российским законодательством.

 

Рисунок 9.113. Товарно-транспортная накладная

 

·         Товарный чек (Рисунок 9.114).


Рисунок 9.114. Товарный чек

·         Ярлык на упаковку. Содержит данные о заказе, получателе, количестве готовой продукции и номере упаковки (Рисунок 9.115).

 

Рисунок 9.115. Ярлык на упаковку

Для определения количества упаковок используется реквизит «Количество в одном месте» строки фактуры документа и определяется как значение «Количество»/ «Количество в одном месте», округленное до целого в большую сторону. Количество в упаковке определяется как значение реквизита «Количество в одном месте» (Рисунок 9.116).

 

Рисунок 9.116. Реквизит "Количество в одном месте"

Количество в последней упаковке определяется с учетом того, что она может быть заполнена не полностью (Рисунок 9.117).

 

Рисунок 9.117. Ярлык на последнюю упаковку

Если реквизит «Количество в одной упаковке» заполнен, то количество ярлыков в отчете соответствует количеству упаковок. Если реквизит «Количество в одном месте» не заполнен, то по соответствующей строке фактуры формируется один ярлык, в котором данные о номере упаковки и количестве в ней не заполняются (Рисунок 9.118).

 

Рисунок 9.118. Ярлык с отсутствующим количеством в упаковке

Печатная форма реализована в виде документа с полями слияния, поэтому для просмотра результата формирования отчета необходимо использовать кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов» на вкладке «Рассылки» (для версий MS Word 2007 и выше) (Рисунок 9.119).

 

Рисунок 9.119. Кнопки "Предыдущая запись" и "Следующая запись"

Печатать можно все ярлыки или лишь часть из них. Для этого в группе «Завершение» на вкладке «Рассылки» нужно выбрать пункт «Найти и объединить», а затем щелкнуть «Печать документов» (Рисунок 9.120).

 

Рисунок 9.120. Меню "Печать документов"

После этого на экране появится окно, в котором надо выбрать, как печатать ярлыки (Рисунок 9.121).

 

Рисунок 9.121. Выбор записей для печати

9.4.6.     Состояние взаиморасчетов с контрагентами

Для получения отчета «Состояние взаиморасчетов с контрагентами» необходимо войти в соответствующий режим (меню «Заказчики – «Состояние взаиморасчетов…») и нажать кнопку «Печать». В появившемся окне печати (Рисунок 9.122) выбрать отчет.

 

Рисунок 9.122. Печать состояния взаиморасчетов

В отчет попадает та же самая информация, что и в режиме «Состояние взаиморасчетов». При формировании отчета используются параметры режима «Состояние взаиморасчетов» (Рисунок 9.123):

·         Период формирования.

·         Валюта.

·         Флаги «С нулевыми оборотами» и «С нулевым исходящим сальдо».

 

Рисунок 9.123. Параметры состояния взаиморасчетов

На закладке «Расчеты с покупателями» показана информация о состоянии взаиморасчетов с покупателями (Рисунок 9.124).

 

Рисунок 9.124. Расчеты с покупателями

Если на нужном покупателе сделать «двойной клик» мышью, можно получить расшифровку по выбранному покупателю (Рисунок 9.125).

 

Рисунок 9.125. Расшифровка по покупателю

В зависимости от установленного переключателя в основном окне расчетов с покупателями, строки в расшифровке будут отсортированы либо по дате операции (в этом случае строки будут отсортированы вне зависимости от типа документа по дате операции), либо по типу документа (в этом случае сначала будут идти все отгрузки, потом все оплаты, внутри каждого типа – сортировка по дате документа). Кроме того, будет учитываться флаг «показывать черновики». При установленном флаге черновики попадут в список документов и будут выделены серым цветом.

С помощью кнопок «1» и «2» в левой верхней части отчета или нажав кнопку «+» на соответствующем контрагенте можно получить расшифровку в разрезе фактуры документов. По каждому документу будет видно, за что была произведена оплата и что отгружалось (Рисунок 9.126). При этом в каждой строчке отчета будет информация о номере, дате оформления заказа и его наименовании.

 

Рисунок 9.126. Расшифровка расчетов с покупателем

Если сумма оплаты по документу была больше сумм по фактурной части документа, то разница будет показана отдельной строкой, в начале которой будет написано слово «Аванс». Строка будет выделена синим цветом шрифта (Рисунок 9.127).

 

Рисунок 9.127. Выделение аванса

9.5.       Склад

9.5.1.     Справочник материалов

Если в справочнике материалов нажать кнопку «Печатать», то можно получить печатную форму номенклатурного справочника (Рисунок 9.128).

В этой форме печатаются наименование материала и заполненные реквизиты в разрезе групп материалов.

При этом какие группы попадут в отчет зависит от положения в классификаторе материалов.

 

Рисунок 9.128. Номенклатурный справочник

9.5.2.     Список операций

В списке складских операций (меню «Склад – Операции…»), нажав кнопку «Печатать». Можно получить следующие отчеты:

·         Материалы, полученные от поставщиков. В отчет (Рисунок 9.129) попадают документы «Приход от поставщика» за период, выбранный в фильтре.

 

Рисунок 9.129. Материалы, полученные от поставщиков. По группам ТМЦ

На первой закладке (Рисунок 9.129) данные представлены в разрезе групп ТМЦ.

На второй закладке (Рисунок 9.130) данные представлены в разрезе поставщиков.

 

Рисунок 9.130. Материалы, полученные от поставщиков. По поставщикам

На последующих двух закладках данные представлены в тех же разрезах, но с возможностью группировки.

На закладке «По группам ТМЦ (гр)» (Рисунок 9.131) группировка производится по уровням «Группа ТМЦ» – «Материал» – «Документ».

 

Рисунок 9.131. Материалы, полученные от поставщиков. По группам ТМЦ с группировкой

На закладке «По поставщикам (гр)» (Рисунок 9.132) группировка производится по уровням «Поставщик» – «Материал» – «Документ».

 

Рисунок 9.132. Материалы, полученные от поставщиков. По поставщикам с группировкой

Раскрывать и сворачивать группы строк можно с помощью знаков структуры «123», «+», «–».

В отчете выводятся следующие колонки:

·         Наименование ТМЦ.

·         Количество (из документа).

·         Единица измерения (из документа).

·         Цена (из документа).

·         Стоимость (из документа).

·         Цена нормативная.

Одной из целей отчета является сравнение цены из приходного документа с нормативной ценой соответствующего ТМЦ. Поэтому цена и стоимость указываются в валюте нормативной цены для ТМЦ.  Если нормативная цена не определена, то используется базовая валюта. Пересчет из валюты операции осуществляется по курсу на дату документа (из справочника курсов валют). При этом цена и стоимость указываются с НДС или без НДС в зависимости от общей настройки «Рассчитывать себестоимость заказа».

Подводятся итоги по количеству ТМЦ в случае, если совпадают единицы измерения. Стоимостные итоги не подводятся.

·         Материалы, списанные в производство. В отчет попадают документы «Списание в производство» за период, выбранный в фильтре. На первой закладке данные представлены в разрезе групп ТМЦ (Рисунок 9.133).

 

Рисунок 9.133. Материалы, списанные в производство. В разрезе ТМЦ

На второй закладке данные представлены в разрезе оборудования (Рисунок 9.134).

 

Рисунок 9.134. Материалы, списанные в производство. В разрезе оборудования

На третьей закладке данные представлены в разрезе оборудования (Рисунок 9.135).

 

Рисунок 9.135. Материалы, списанные в производство. В разрезе заказов

 На последующих трех закладках содержатся отчеты в тех же разрезах в форме структурированных списков. Раскрывать и сворачивать группы строк можно с помощью знаков структуры «1234», «+», «–».

·         Списание в производство по заказам. В отчете (Рисунок 9.136) представлена информация по списанию материалов на конкретные заказы за выбранный период. Отчет похож на предыдущий, но сделан в другой форме.

 

Рисунок 9.136. Списание в производство по заказам

9.5.3.     Приход от поставщика

При оформлении прихода от поставщика можно напечатать приходный ордер (Рисунок 9.137).

 

Рисунок 9.137. Приходный ордер

Это можно сделать как непосредственно из документа, нажав кнопку «Печатать», так и из списка операций, нажав на нужной операции правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

9.5.4.     Списание в производство

При оформлении списания в производство можно напечатать акт о списании материалов (Рисунок 9.138).

 

Рисунок 9.138. Акт о списании материалов

Это можно сделать как непосредственно из документа, нажав кнопку «Печатать», так и из списка операций, нажав на нужной операции правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

9.5.5.     Сличительная ведомость

При оформлении сличительной ведомости можно её напечатать (Рисунок 9.139).

 

Рисунок 9.139. Сличительная ведомость

Это можно сделать как непосредственно из документа, нажав кнопку «Печатать», так и из списка операций, нажав на нужной операции правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Печатать операцию…» (Рисунок 9.91).

9.5.6.     Остатки

В режиме просмотра остатков (меню «Склад – Остатки…») можно, нажав кнопку «Печатать» получить ведомость остатков (Рисунок 9.140).

В ведомости в разрезе групп материалов показаны остатки в количественном и стоимостном выражении.

Какие именно группы попадут в отчет, зависит от положения в классификаторе материалов.

 

Рисунок 9.140. Ведомость остатков

Другие параметры формирования ведомости берутся в соответствии с настройкой фильтров режима «Остатки».

9.5.7.     Обороты

В режиме просмотра оборотов (меню «Склад – Обороты…») можно, нажав кнопку «Печатать», получить следующие ведомости:

·         Оборотная ведомость. В ведомости (Рисунок 9.141) в разрезе групп материалов показаны входящие, исходящие остатки и обороты в количественном и стоимостном выражении.

Какие именно группы попадут в отчет, зависит от положения в классификаторе материалов.

 

Рисунок 9.141. Оборотная ведомость

Другие параметры формирования ведомости берутся в соответствии с настройкой фильтров режима «Обороты».

·         Ведомость прихода и расхода. В ведомости (Рисунок 9.142) показан приход и расход материалов в количественном и стоимостном выражении в разрезе групп за выбранный период.

 

Рисунок 9.142. Ведомость прихода и расхода материалов

При формировании ведомости можно установить фильтр по виду документа или по контрагенту. Это делается в диалоге печати на закладке «Фильтр» (Рисунок 9.143).

 

Рисунок 9.143. Фильтр для ведомости прихода и расхода

Для документов «Списание в производство» выводится номер заказа, на который списан материал.

·         Карточка учета материалов. Формируется для выбранного материала. Содержит входящий и исходящий остаток по этому материалу, а также данные по приходу и списанию с указанием номеров документов, количества и суммы (Рисунок 9.144).

 

Рисунок 9.144. Карточка учета материалов

·         Карточка учета материалов (только количество, со скользящим). Формируется для выбранного материала. Содержит входящий и исходящий остаток по этому материалу, а также данные по приходу и списанию с указанием номеров документов, количества и исходящих остатков после каждого движения (Рисунок 9.145).

 

Рисунок 9.145. Карточка учета материалов (только количество, со скользящим)

·         Карточка учета материалов (количество и сумма, со скользящим). Формируется для выбранного материала. Содержит входящий и исходящий остаток по этому материалу, а также данные по приходу и списанию с указанием номеров документов, количества, суммы и исходящих количественных и суммовых остатков после каждого движения (Рисунок 9.146).

 

Рисунок 9.146. Карточка учета материалов (количество и сумма, со скользящим)

9.6.       Производство

9.6.1.     Планирование

Отчеты по планированию можно получить или непосредственно из режима планирования (меню «Заказы – Планирование…»), или из меню «Отчетность – Планирование (Рисунок 9.147).

 

Рисунок 9.147. Отчеты по планированию

Таким образом, можно получить следующие отчеты:

·         График прохождения заказа. Формируется по выделенному заказу. Формируется только для заказов, которые поставлены в план. В отчете по каждой операции указано, в какое время она должна выполняться по текущему плану.

·         Отчет о прохождении заказов в производстве. Формируется для выполненных заказов по выбранному оборудованию (или целиком по предприятию) за указанный период (Рисунок 9.148).

Содержит информацию о фактическом времени выполнения операций в разрезе заказов.

 

Рисунок 9.148. Отчет о прохождении заказов в производстве

·         Отчет о работе оборудования. Формируется для выполненных заказов по выбранному оборудованию (или целиком по предприятию) за указанный период (Рисунок 9.149).

 

Рисунок 9.149. Отчет о работе оборудования

Содержит информацию о фактическом времени выполнения операций в разрезе оборудования.

·         План работ. Формируется план работ по выбранному оборудованию на указанный период (Рисунок 9.150). Указывается номер заказа, наименование заказа, операция и элемент, над которым она делается, плановая выработка, плановая дата и время начала и плановая продолжительность.

 

Рисунок 9.150. План работ

·         Пооперационный план работ. Более универсальная форма плана работ. Отчет представлен на нескольких закладках. На закладке «План по оборудованию» (Рисунок 9.151) находится перечень запланированных операций. Для предприятия и каждого оборудования приводятся операции, находящиеся в очереди или в работе. Для частично выполненных операций в колонки «Плановая выработка» и «Плановая продолжительность» попадает расчетный остаток, соответственно, выработки и продолжительности.

Возможна группировка операций по суткам с помощью включения флага «Группировать по суткам».

 

Рисунок 9.151. Пооперационный план работ. План по оборудованию.

Для отображения субопераций (Рисунок 9.152), входящих в операции, необходимо установить флаг «Показать субоперации» и наддать кнопку «Оk».

 

Рисунок 9.152. План по оборудованию в разрезе субопераций

Операции, выполнение которых запланировано в нескольких сутках, показываются в отчете несколькими строками: по одной строке на каждые сутки выполнения. Для того чтобы операции отображались без разбиения на сутки, необходимо снять флажок «Вывод операций по суткам» и переформировать отчет нажав кнопку «Ok».

В отчете показываются дополнительные реквизиты, которые настроены для операций в режиме настройки отображаемых реквизитов (меню «Настройка – Отображаемые реквизиты операций…», раздел «Планирование») (Рисунок 9.153).

 

Рисунок 9.153. Отображаемые реквизиты операции

По умолчанию они показываются в одной колонке. Если необходимо, чтобы каждый реквизит показывался в отдельной колонке (Рисунок 9.154) нужно установить флаг «Выводить реквизиты операций в разных столбцах» и нажать кнопку «Ок».

 

Рисунок 9.154. Реквизиты в разных столбцах

На закладке «План по менеджерам» (Рисунок 9.155) представлены запланированные операции, сгруппированные в разрезе менеджеров.

 

Рисунок 9.155. План по менеджерам

На закладке «План по заказам» (Рисунок 9.156) представлены запланированные операции, сгруппированные в разрезе заказов.

 

Рисунок 9.156. План по заказам

На закладке «План по заказчикам» (Рисунок 9.157) представлены запланированные операции, сгруппированные в разрезе заказчиков.

 

Рисунок 9.157. План по заказчикам

Для удобства печати разрывы страниц установлены таким образом, что отчет по каждому оборудованию начинается на новом листе.

Операции, находящиеся в состоянии «В работе», отображаются шрифтом зеленого цвета.

9.6.2.     Регистрация факта

Отчеты по регистрации факта можно получить или непосредственно из режима регистрации факта (меню «Заказы – Регистрация факта…»), или из меню «Отчетность – Регистрация факта …» (Рисунок 9.158).

 

Рисунок 9.158. Отчеты по регистрации факта

В этом режиме можно получить следующие отчеты:

·         Фактическая выработка в разрезе исполнителей. Отчет формируется в Microsoft Excel (Рисунок 9.159).

 

Рисунок 9.159. Фактическая выработка по исполнителям. Режим «По исполнителям»

Отчет содержит три закладки.

o    Закладка «По исполнителям» служит для формирования отчетов по исполнителям с группировкой «Подразделение – Исполнитель – Операция (Субоперация)» (Рисунок 9.159) и «Подразделение – Операция (Субоперация) – Исполнитель» (Рисунок 9.160). Для изменения порядка группировки служит переключатель «По исполнителям/По операциям».

 

Рисунок 9.160. Фактическая выработка по исполнителям. Режим «По операциям»

При переключателе, установленном на значение «По бригадам» информация показывается в разрезе бригад. Бригадой является набор исполнителей, совместно выполнявших операцию. При этом в разных бригадах могут присутствовать одни и те же исполнители.

Для каждого исполнителя приведены сведения о количестве заказов и операций, по которым была зарегистрирована фактическая выработка. Указаны плановые и фактические показатели по выработке и продолжительности, проценты выработки и затрат времени, рассчитанные как соотношение фактических показателей к плановым. Рассчитаны усредненные показатели, например, выработка на заказ, время на заказ и другие. Отмечены выделением случаи расхождения фактического времени с плановым, а также случаи отрицательных отклонений фактической выработки от плановой. При установке флага «Субоперации» отчет на закладке формируется по субоперациям (Рисунок 9.161).

 

Рисунок 9.161. Фактическая выработка по исполнителям в разрезе субопераций

o    Закладка «По операциям» служит для получения списка операций и субопераций, по которым была зарегистрирована фактическая выработка с указанием исполнителей (Рисунок 9.162, Рисунок 9.163). Для изменения вида отчета служит переключатель «По операциям/По субоперациям».

 

Рисунок 9.162. Закладка "По операциям" в разрезе операций

Рисунок 9.163. Закладка "По операциям" в разрезе субопераций

Для каждой операции (субоперации) указаны фактические и плановые даты начала/ окончания, данные о выработке и продолжительности. Приведен список исполнителей.

Кроме того, на этой закладке показываются дополнительные реквизиты, которые настроены для операций в режиме настройки отображаемых реквизитов (меню «Настройка – Отображаемые реквизиты операций…»). По умолчанию они показываются в одной колонке. Если необходимо, чтобы каждый реквизит показывался в отдельной колонке, нужно установить флаг «Выводить реквизиты операций в разных столбцах» и нажать кнопку «Ок».

o    Закладка «По исполнителям и операциям» служит для получения списка операций и субопераций, по которым была зарегистрирована фактическая выработка с группировкой по исполнителям (Рисунок 9.164, Рисунок 9.165). Указаны плановые и фактические показатели по выработке и продолжительности. Для изменения вида отчета служит переключатель «По операциям/По субоперациям».

 

Рисунок 9.164. Закладка "По исполнителям и операциям" в разрезе операций

Рисунок 9.165. Закладка "По исполнителям и операциям" в разрезе субопераций

Переключатель «По исполнителям/По бригадам» позволяет просмотреть информацию в разрезе бригад. Бригадой является набор исполнителей, совместно выполнявших операцию. При этом в разных бригадах могут присутствовать одни и те же исполнители.

Кроме того, на этой закладке показываются дополнительные реквизиты, которые настроены для операций в режиме настройки отображаемых реквизитов (меню «Настройка – Отображаемые реквизиты операций…», режим «Регистрация факта») (Рисунок 9.166).

 

Рисунок 9.166. Отображаемые реквизиты регистрации факта

По умолчанию они показываются в одной колонке. Если необходимо, чтобы каждый реквизит показывался в отдельной колонке, нужно установить флаг «Выводить реквизиты операций в разных столбцах» и нажать кнопку «Ок».

·         Фактическая выработка за период. Отчет формируется в Microsoft Excel (Рисунок 9.167).

 

Рисунок 9.167. Фактическая выработка за период

Закладки «Выполненные операции», «В работе» и «В очереди» содержат информацию об операциях, находящихся, соответственно, в состояниях «Выполнено», «В работе» и «В очереди». На закладку «Переделывали» попадают повторно выполненные операции. На закладке «Незапланированные операции» находятся операции, добавленные непосредственно в режиме регистрации факта.

В колонках отчетов с отклонениями даты начала операции, выработки по операции и продолжительности операции ячейки выделяются разными цветами. В случае отклонения даты начала операции и продолжительности в большую сторону и выработки в меньшую сторону – красным цветом, в случае отклонения даты начала операции и продолжительности в меньшую сторону и выработки в большую сторону – зеленым цветом.

Можно отфильтровать данные по размеру отклонения выработки и времени в процентах.

Отчет формируется в соответствии с выбранными параметрами регистрации факта.

·         Фактическая загрузка оборудования. В отчете показана фактическая загрузка оборудования за выбранный период. На первой закладке она показана по суткам (Рисунок 9.168).

 

Рисунок 9.168. Загрузка оборудования по суткам

На второй закладке загрузка оборудования показана в разрезе заказов (Рисунок 9.169).

 

Рисунок 9.169. Загрузка оборудования по заказам

На третьей закладке показана временная загрузка оборудования по суткам (Рисунок 9.170).

 

Рисунок 9.170. Временная загрузка оборудования по суткам

На четвертой закладке показана временная загрузка оборудования по заказам (Рисунок 9.171).

 

 

Рисунок 9.171. Временная загрузка оборудования по заказам

·         Расход материалов в производстве. В отчете (Рисунок 9.172) показано, какие материалы были списаны в производство при регистрации факта.

 

Рисунок 9.172. Расход материалов в производстве. По группам ТМЦ

На закладке «По группам ТМЦ» (Рисунок 9.172) расход материалов показан в разрезе групп материалов.

На закладке «По операциям» (Рисунок 9.173) расход материалов показан в разрезе операций.

 

Рисунок 9.173. Расход материалов в производстве. По операциям

На закладке «По заказам» (Рисунок 9.174) расход материалов показан в разрезе заказов.

 

Рисунок 9.174. Расход материалов в производстве. По заказам

На каждой из этих закладок можно увидеть следующие данные:

o    Плановое наименование материала.

o    Плановое количество.

o    Плановая единица измерения.

o    Фактическое наименование материала.

o    Фактическое количество.

o    Фактическая единица измерения.

o    Наименование операции, на которой был списан материал.

o    Номер заказа, на какой был списан материал.

o    Номер и дата документа на списание материала.

Если в отчете необходимо увидеть черновики документов на списание в производство, то необходимо установить флаг «Показывать черновики». В этом случае в колонке с номером и датой документа будет указано, является ли этот документ черновиком или же чистовиком (Рисунок 9.175).

 

Рисунок 9.175. Номер документа при установленном флаге "Показывать черновики"

9.7.       Себестоимость

9.7.1.     Общие положения

Отчеты по себестоимости можно получить как непосредственно из режима расчета фактической себестоимости (меню «Заказы – Фактическая себестоимость…»), так и из меню «Отчетность – Себестоимость…» (Рисунок 9.176).

Если в режиме фактической себестоимости отчеты можно получить только за один месяц, то в отчетности это можно сделать за любой период, кратный месяцу.

 

Рисунок 9.176. Отчеты по фактической себестоимости

9.7.2.     Себестоимость заказов, завершенных в выбранном периоде

В отчет (Рисунок 9.177) попадают заказы, по которым зарегистрировано событие «Закрыт» и дата последних зафиксированных затрат попадает в период формирования отчета.

 

Рисунок 9.177. Себестоимость заказов, завершенных в выбранном периоде

В этом отчете выводится следующая информация:

·         Номер, наименование и дата оформления заказа.

·         Плановая себестоимость заказа.

·         Фактическая себестоимость заказа.

·         Стоимость заказа.

·         Плановая прибыль. Разница между стоимостью заказа и плановой себестоимостью.

·         Фактическая прибыль. Разница между стоимостью заказа и фактической себестоимостью.

На закладке «По менеджерам» (Рисунок 9.178) информация группируется в разрезе менеджеров. Подводятся итого по каждому менеджеру и по всему отчету.

 

Рисунок 9.178. Себестоимость в разрезе менеджеров

В конце отчета строится диаграмма (Рисунок 9.179), в которой можно увидеть, сколько прибыли принёс каждый менеджер. В диаграмме отображаются десять лучших показателей.

 

Рисунок 9.179. Себестоимость в разрезе менеджеров. Диаграмма

На закладке «По заказчикам» (Рисунок 9.180) информация группируется в разрезе заказчиков. Подводятся итого по каждому заказчику, группам заказчиков и по всему отчету.

 

Рисунок 9.180. Себестоимость в разрезе заказчиков

В конце отчета строится диаграмма (Рисунок 9.181), в которой можно увидеть, сколько прибыли принёс каждый заказчик. В диаграмме отображаются десять лучших показателей.

 

Рисунок 9.181. Себестоимость в разрезе заказчиков. Диаграмма

С помощью кнопок с цифрами «1», «2» и «3» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.182).

 

Рисунок 9.182. Информация по заказчикам в свернутом виде

На закладке «По видам изделий» (Рисунок 9.183) информация группируется в разрезе видов изделий. Подводятся итого по каждому виду изделия и по всему отчету.

 

Рисунок 9.183. Себестоимость в разрезе видов изделий

В конце отчета строится диаграмма (Рисунок 9.184), в которой можно увидеть, сколько прибыли принёс каждый вид изделия. В диаграмме отображаются десять лучших показателей.

 

Рисунок 9.184. Себестоимость в разрезе видов изделий. Диаграмма

С помощью кнопок с цифрами «1» и «2» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.185).

 

Рисунок 9.185. Информация по видам изделий в свернутом виде

Если необходима информация по конкретному заказу, то на любой из закладок можно выбрать нужный заказ и сделать на нём «двойной клик» мыши. В этом случае подробная информация по выбранному заказу будет выдана на новой закладке (Рисунок 9.186).

 

Рисунок 9.186. Расшифровка себестоимости заказа в разрезе операций

В зависимости от переключателя, установленного на первой закладке (Рисунок 9.177), расшифровка делается либо в разрезе операций (Рисунок 9.186), либо в разрезе статей затрат (Рисунок 9.187).

 

Рисунок 9.187. Расшифровка себестоимости заказа в разрезе статей затрат

С помощью кнопок с цифрами «1» и «2» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.188).

 

Рисунок 9.188. Расшифровка себестоимости заказа в свернутом виде

9.7.3.     Себестоимость заказов, не завершенных к началу выбранного периода

 Отчет (Рисунок 9.189) формируется на первое число месяца даты начала.

 

Рисунок 9.189. Себестоимость заказов, не завершенных к началу выбранного периода

В отчет попадают:

·         Заказы с незарегистрированным событием «Закрыт», у которых есть зафиксированные до даты формирования отчета затраты.

·         Заказы с зарегистрированным событием «Закрыт», у которых есть как затраты,  зафиксированные после даты формирования отчета, так и затраты, зарегистрированные до нее.

В отчете показана следующая информация:

·         Номер, наименование и дата оформления заказа.

·         Плановая себестоимость заказа.

·         Фактическая себестоимость заказа в части затрат, которые были до даты формирования отчета.

На закладках «По менеджерам» (Рисунок 9.190), «По заказчикам» (Рисунок 9.191) и «По видам изделий» (Рисунок 9.192) формируются отчеты о себестоимости незавершенных заказов, сгруппированные по менеджерам, заказчикам и видам изделия соответственно. Подводятся итоги по каждой группе и по всему отчету.

 

Рисунок 9.190. Себестоимость незавершенных заказов по менеджерам

Рисунок 9.191. Себестоимость незавершенных заказов по заказчикам

Рисунок 9.192. Себестоимость незавершенных заказов по видам изделий

Если необходима информация по конкретному заказу, то на любой из закладок можно выбрать нужный заказ и сделать на нём «двойной клик» мыши. В этом случае подробная информация по выбранному заказу будет выдана на новой закладке (Рисунок 9.193).

 

Рисунок 9.193. Расшифровка себестоимости заказа в разрезе операций

В зависимости от переключателя, установленного на первой закладке (Рисунок 9.189), расшифровка делается либо в разрезе операций, либо в разрезе статей затрат.

9.7.4.     Себестоимость материалов по завершенным заказам

В отчете сравниваются плановые и фактические показатели по количеству и себестоимости материалов. Учитываются материалы тех заказов, для которых зарегистрировано событие «Закрыт» и дата последних затрат попадает в период формирования отчета.

На закладке «По группам ТМЦ» (Рисунок 9.194) информация представлена в разрезе групп материалов.

 

Рисунок 9.194. Себестоимость материалов по завершенным заказам. По группам ТМЦ

С помощью кнопок с цифрами «1», «2» и «3» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.195).

 

Рисунок 9.195. Себестоимость материалов по группам ТМЦ в свернутом виде

На закладке «По заказам» (Рисунок 9.196) информация представлена в разрезе заказов.

 

Рисунок 9.196. Себестоимость материалов по завершенным заказам. По заказам

С помощью кнопок с цифрами «1» и «2» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.197).

 

Рисунок 9.197. Себестоимость материалов по заказам в свернутом виде

9.7.5.     Фактические затраты на сторонние работы по заказам

В отчет попадают фактические затраты на сторонние работы, которые были понесены в течение выбранного периода (Рисунок 9.198).

 

Рисунок 9.198. Фактические затраты на сторонние работы по заказам

В верхней части находятся элементы управления, с помощью которых можно выбрать необходимые уровни группировки. На каждом уровне можно группировать по следующим полям:

·         Менеджер.

·         Заказчик.

·         Вид изделия.

·         Заказ.

·         Субподрядчик.

·         Технологическая операция.

Например, если необходимо, чтобы данные были сгруппированы сначала по менеджеру, потом по субподрядчику, потом по технологической операции, а потом по заказу, нужно выбрать соответствующую группировку и нажать кнопку «Сформировать отчет». Отчет будет сформирован в нужной группировке (Рисунок 9.199).

 

Рисунок 9.199. Группировка фактических затрат

С помощью кнопок с цифрами «1», «2», «3» и т.д. можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.200).

 

Рисунок 9.200. Свернутая информация в отчете о фактических затратах на субподряд

9.7.6.     Фактические затраты на сторонние работы по заказам, завершенным в выбранном периоде

В отчет (Рисунок 9.201) попадают заказы, по которым зарегистрировано событие «Закрыт» и дата последних зафиксированных затрат попадает в период формирования отчета.

 

Рисунок 9.201. Фактические затраты на сторонние работы по заказам, завершенным в выбранном периоде

В отчете, помимо данных о себестоимости, можно увидеть данные о стоимости субподрядных операций, а также о плановой и фактической прибыли по операциям.

Замечание. В отчетах по фактической себестоимости завершенных заказов реализовано предупреждающее выделение красным цветом заказов, которые попали в отчет в качестве завершенных заказов, но при этом по ним возможно наличие фактических затрат в следующих периодах. Такая ситуация может возникнуть  в случае, если не проводился расчет фактической себестоимости за периоды, следующие за периодом формирования отчета. Наличие в отчете выделенных заказов говорит о том, что для получения корректных данных нужно провести расчет фактической себестоимости за периоды, следующие за периодом формирования отчета. При определении возможности появления фактических затрат по заказу в следующих периодах проверяется наличие регистрации факта и списания материалов по заказу в периодах, следующих за периодом формирования отчета. Описанное выше относится к отчетам «Себестоимость заказов, завершенных в выбранном периоде», «Себестоимость материалов по завершенным заказам» и «Фактические затраты на сторонние работы по заказам, завершенным в выбранном периоде»

9.7.7.     Фактические затраты на сторонние работы по заказам, не завершенным к началу выбранного периода

Отчет формируется на первое число месяца даты начала периода.

В отчет (Рисунок 9.202) попадают:

·         Заказы с незарегистрированным событием «Закрыт», у которых есть зафиксированные до даты формирования отчета затраты.

·         Заказы с зарегистрированным событием «Закрыт», у которых есть как затраты,  зафиксированные после даты формирования отчета, так и затраты, зарегистрированные до нее.

 

Рисунок 9.202. Фактические затраты на сторонние работы по заказам, не завершенным к началу выбранного периода

Внешний вид отчета, группировка и сортировка ничем не отличаются от отчета «Фактические затраты на сторонние работы по заказам» (см. п. 9.7.5. Фактические затраты на сторонние работы по заказам).

9.7.8.     Себестоимость машино-часа

В отчете сравнивается плановая и фактическая себестоимость машино-часа работы оборудования.

На закладке «По оборудованию» (Рисунок 9.203) для каждого оборудования выводятся:

·         Сумма плановых затрат.

·         Плановое время.

·         Плановая себестоимость машино-часа.

·         Сумма фактических затрат.

·         Фактическое время по данным регистрации факта.

·         Фактическая себестоимость машино-часа.

·         Отклонение фактической себестоимости машино-часа от плановой.

 

Рисунок 9.203. Себестоимость машино-часа по оборудованию

С помощью кнопок с цифрами «1» и «2» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.204). В развернутом виде можно посмотреть из каких статей затрат складывается плановая и фактическая себестоимость машино-часа каждого оборудования.

Рисунок 9.204. Себестоимость машино-часа по оборудованию в развернутом виде

На закладке «По статьям» (Рисунок 9.205) сравниваются плановые и фактические затраты.

 

Рисунок 9.205. Себестоимость машино-часа по статьям затрат

С помощью кнопок с цифрами «1» и «2» можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.206).

 

Рисунок 9.206. Себестоимость машино-часа по статьям затрат в развернутом виде

9.7.9.     Себестоимость работы оборудования

Отчет (Рисунок 9.207) предназначен для оценки того, сколько то или иное оборудование принесло прибыли.

 

Рисунок 9.207. Себестоимость работы оборудования

В отчете показана следующая информация:

·         Наименование оборудования.

·         Плановый месячный фонд рабочего времени или же плановая длительность операций.

·         Плановая себестоимость работы оборудования за период.

·         Фактический месячный фонд рабочего времени (фактическая длительность операций).

·         Фактическая себестоимость работы оборудования за период.

·         Стоимость работы оборудования. Стоимость операций из бланка заказа на соответствующем оборудовании.

·         Прибыль плановая и фактическая.

Плановые показатели могут браться либо из исходных данных для плановой себестоимости (Рисунок 9.207) или из плановых параметров операций (Рисунок 9.208).

 

Рисунок 9.208. Себестоимость работы оборудования. План – из параметров операций

Можно задать три уровня группировки отчета. На каждом из уровней можно выбрать следующие параметры группировки:

·         Оборудование.

·         Менеджер.

·         Заказчик.

·         Вид продукции.

С помощью кнопок с цифрами «1», «2», «3» и т.д. можно управлять сворачиванием и разворачиванием информации (Рисунок 9.209).

 

Рисунок 9.209. Себестоимость работы оборудования в развернутом виде

9.8.       Общая аналитика

Для получения аналитических отчетов необходимо выбрать меню «Отчетность – Общая аналитика по заказам…».  На экране появится окно формирования отчетов (Рисунок 9.210).

 

Рисунок 9.210. Окно формирования отчетов

9.8.1.     Аналитический отчет по заказам

В отчет попадают все заказы, которые попадают в период формирования отчета. Какая именно дата должна попадать в этот период выбирается в окне формирования отчета (Рисунок 9.210). Это может быть либо реквизит заказа типа «Дата», или же дата события, которое произошло с этим заказом.

Отчет формируется в Microsoft Excel (Рисунок 9.211) и содержит несколько закладок.

 

Рисунок 9.211. Аналитический отчет по заказам. Анализ продаж

На закладках «Анализ продаж» (Рисунок 9.211), «Анализ продаж (МенЗак)» (Рисунок 9.212), «Анализ продаж (Заказчики)» (Рисунок 9.213), «Анализ продаж (Заказы)» (Рисунок 9.214),  «Заказы менеджеров» (Рисунок 9.215), «Анализ продаж (по видам)» (Рисунок 9.216) в соответствующих разрезах показываются следующие показатели:

·         Количество заказов.

·         Процент от общего числа заказов.

·         Общая стоимость заказов – расчетная, окончательная и отклонение окончательной от расчетной.

·         Стоимость бумаги – расчетная, окончательная и отклонение окончательной от расчетной.

·         Стоимость материалов – расчетная, окончательная и отклонение окончательной от расчетной.

·         Стоимость работ – расчетная, окончательная и отклонение окончательной от расчетной.

·         Комиссионное вознаграждение.

·         Наценка.

·         Скидка.

·         Наценка менеджера.

·         Изменение технологии.

·         НДС материалов.

·         НДС услуг.

·         Себестоимость плановая и фактическая.

·         Прибыль плановая и фактическая.

·         Рентабельность плановая и фактическая.

Значения прибыли и рентабельности, вычисленные в отчете, являются корректными, только если стоимость заказов и себестоимость одновременно включают или не включают НДС. Фактическая прибыль и рентабельность вычисляются только для заказов с рассчитанной фактической себестоимостью.

 

Рисунок 9.212. Аналитический отчет по заказам. Анализ продаж (МенЗак)

Рисунок 9.213. Аналитический отчет по заказам. Анализ продаж (Заказчики)

Рисунок 9.214. Аналитический отчет по заказам. Анализ продаж (Заказы)

Рисунок 9.215. Аналитический отчет по заказам. Заказы менеджеров

Рисунок 9.216. Аналитический отчет по заказам. Анализ продаж (По видам)

На закладке «Расчеты с заказчиками» (Рисунок 9.217) выводятся суммы выписанных счетов, оплат и отгрузок по каждому заказу.

 

Рисунок 9.217. Расчеты с заказчиками

На закладке «Заказы с заниженной стоимостью» (Рисунок 9.218) выводятся все заказы, у которых окончательная стоимость меньше расчетной. Можно отфильтровать только те заказы, у которых сумма отклонения больше заданной.

 

Рисунок 9.218. Заказы с заниженной стоимостью

Замечание. Сводные заказы отображаются в разрезе заказчиков.

9.8.2.     Отчет о материалах, списанных на заказы

Отчет (Рисунок 9.219) позволяет сравнить плановые и фактические показатели (количество и стоимость) расхода материалов по заказам, для которых завершено производство в заданном периоде (проверяется дата системного события «Завершено производство»). В отчет попадают материалы, для которых реквизит ТМЦ «Списывается на заказ» имеет значение «Да» (если значение не задано для конкретной ТМЦ, то оно проверяется на группе). Плановые показатели берутся из бланка заказа, фактические — из документов на списание. Данные в отчете отображаются в основной единице измерения ТМЦ и в базовой валюте.

 

Рисунок 9.219. Отчет о материалах, списанных на заказы

В отчет попадают заказы, по которым зарегистрировано событие «Завершено производство» и дата окончания последней операции по заказу в регистрации факта попадает в заданный период. В колонке «Плановая стоимость» отображается плановая себестоимость материалов.

9.8.3.     Отчет по событиям заказов

В отчет попадают все заказы, которые попадают в период формирования отчета. А какая дата должна попадать в этот период, выбирается в окне формирования отчета (Рисунок 9.210). Это может быть либо реквизит заказа типа «Дата», или же дата события, которое произошло с этим заказом.

На первой закладке (Рисунок 9.220) для каждого заказа указывается дата и время регистрации всех событий, произошедших с заказом, а также автор регистрации каждого события. Набор событий представляет собой объединение всех событий, которые произошли с заказами, попавшими в отчет.

 

Рисунок 9.220. Отчет по событиям заказов. События заказов

На второй закладке (Рисунок 9.221) можно задать два любых события и посмотреть разницу по времени между их регистрацией. Для этого необходимо выбрать два нужных события и нажать кнопку «ОК». В отчет попадут те заказы, у которых зарегистрированы оба события. В последних колонках можно увидеть отклонение в часах и минутах (удобно для сортировки) или в днях, часах и минутах.

 

Рисунок 9.221. Отчет по событиям заказов. Отклонение

9.8.4.     Прибыль по отгрузке

В отчете сравнивается сумма отгрузки заказов в заданном периоде с затратами, которые предприятие в этом периоде понесло.

На закладке «По менеджерам» (Рисунок 9.222) данные даны в разрезе менеджеров и заказов.

 

Рисунок 9.222. Прибыль по отгрузке. По менеджерам

На закладке «По видам продукции» (Рисунок 9.223) информация дана в разрезе видов продукции.

 

Рисунок 9.223. Прибыль по отгрузке. По видам продукции

На закладке «По контрагентам» (Рисунок 9.223) информация дана в разрезе контрагентов и групп контрагентов.

 

Рисунок 9.224. Прибыль по отгрузке. По контрагентам

9.8.5.     Заказы новых контрагентов

Формируется из меню «Отчетность – Менеджеры…». В отчет (Рисунок 9.225) попадают заказы, оформленные в выбранный период по контрагентам, у которых до начала этого периода не было ни одного оформленного заказа (заявки не учитываются).

 

Рисунок 9.225. Заказы новых контрагентов

Подводится итог по менеджерам, внутри менеджера – по заказчикам.

9.8.6.     Дебиторская задолженность

Формируется из меню «Отчетность – Менеджеры…». Содержит информацию о дебиторской задолженности по заказчикам в разрезе заказов (Рисунок 9.226).

 

Рисунок 9.226. Дебиторская задолженность

В колонке «Задолженность, дней» выдается количество дней, прошедшее с последней отгрузки по заказу до текущей даты.

Для получения отчета в разрезе менеджеров (Рисунок 9.227) необходимо при формировании отчета установить соответствующий флаг (Рисунок 9.228).

 

Рисунок 9.227. Дебиторская задолженность в разрезе менеджеров

 

Рисунок 9.228. Флаг "Формировать в разрезе менеджеров"

9.9.       Прочие отчеты

9.9.1.     Контрагенты

Отчет о контрагентах (Рисунок 9.229) формируется из справочника контрагентов (меню «Заказчики – Контрагенты…») и содержит информацию о контрагентах. При этом учитывается выбранная ветка классификатора.

 

Рисунок 9.229. Контрагенты

Карточка контрагента (Рисунок 9.230) формируется из справочника контрагентов (меню «Заказчики – Контрагенты…») и содержит информацию о выбранном контрагенте.

 

Рисунок 9.230. Карточка контрагента

9.9.2.     Курсы валют

Отчет (Рисунок 9.231) формируется из справочника курсов валют (меню «Настройка – Курсы валют…») и содержит информацию о курсах валют за выбранный период.

 

Рисунок 9.231. Курсы валют

9.9.3.     Структура предприятия

Отчет (Рисунок 9.232) формируется из справочника структуры предприятия (меню «Настройка – Структура предприятия…») и содержит данные о структуре предприятия.

 

Рисунок 9.232. Структура предприятия