1.    Рассылка почтовых сообщений

1.1.         Общие сведения о рассылке

Рассылка заключается в отправке по e-mail сообщений, текст  которых автоматически  сгенерирован на основании заранее определенного шаблона.

Система может производить два вида рассылок:

·        Автоматическая отправка письма адресату по наступлению определенного события, зарегистрированного в процессе прохождения заказа.

·        Отправка писем группе адресатов по инициативе пользователя системы.

1.2.         Установка системы

Для установки системы необходимо запустить файл moASystemMailSetup.exe, входящий в поставку системы. Появится окно установки ASystemMail (Рисунок 1.1).

 

01

Рисунок 1.1. Начало установки ASystemMail

После нажатия кнопки «Далее» необходимо указать параметры соединения с базой данных (Рисунок 1.2).

 

02

Рисунок 1.2. Параметры соединения с базой данных

После нажатия кнопки «Далее» нужно указать папку, куда будут установлены компоненты ASystemMail (Рисунок 1.3).

 

03

Рисунок 1.3. Путь к компонентам ASystemMail

После нажатия кнопки «Установить» будет запущен процесс установки (Рисунок 1.4).

 

04

Рисунок 1.4. Установка ASystemMail

Если в процессе установки возникнут проблемы, будет выдано сообщение об ошибке (Рисунок 1.5).

 

05

Рисунок 1.5. Сообщение об ошибке

Если проблем не возникнет, то будет выдано сообщение об успешном завершении установки (Рисунок 1.6).

 

06

Рисунок 1.6. Установка завершена

1.3.         Классификация писем

Классификатор позволяет определить группировку писем исходя из их назначения, что повышает удобство работы пользователя в режимах рассылки писем.

Классификация писем настраивается в режиме «Классификаторы» (меню «Настройка – Классификаторы…») (Рисунок 1.7). Необходимо выбрать в списке видов объектов вид «Шаблоны писем», после чего сформировать классификатор   в правой части окна.

 

01

Рисунок 1.7. Классификация писем

1.4.         Шаблоны писем

Шаблон письма представляет собой образец сообщения, предназначенного для отправки по e-mail. В текст шаблона письма могут быть включены метасимволы, которые в момент отправки письма автоматически заменяются соответствующими реквизитами. В качестве метасимволов используются реквизиты, присутствующие в справочнике реквизитов системы. Метасимволы отображаются в виде наименования реквизита, заключенного в фигурные скобки.  g_____________________________________________________________________________________________________________________________

Для подготовки шаблонов писем необходимо выбрать меню «Настройки – Шаблоны писем…». Система откроет окно (Рисунок 1.8), которое включает в себя следующие элементы интерфейса:

·        Список шаблонов, сгруппированный в соответствии с настройкой классификатора.

·        Наименование шаблона.

·        Комментарий к шаблону.

·        Справочник реквизитов, которые могут быть включены в шаблон письма в виде метасимволов.

·        Собственно шаблон письма.

Для того чтобы сформировать новый шаблон необходимо выполнить следующие действия:

·        Выбрать в списке шаблонов группу, в которую будет  помещен шаблон.

·        Нажать кнопку «Добавить» на панели управления окна. В правой части окна будет открыта форма для ввода нового шаблона.

·        Ввести наименование шаблона и, в случае необходимости, комментарий.

·        Заполнить реквизиты письма («Кому», «Скрытая копия», «Тема»). Если в письме не будут заполнены поля «Кому» и «Тема», то такое письмо отправлено не будет.

·        Ввести текст письма.

Выбор реквизитов осуществляется аналогично выбору реквизитов при создании алгоритмов.

По завершении оформления шаблона необходимо нажать кнопку «Сохранить» на панели управления окна.

 

02

Рисунок 1.8. Шаблоны писем

Важное замечание

В письмах, оповещающих о событиях в процессе прохождения заказа, в качестве метасимволов можно использовать только реквизиты заказа, реквизиты контрагента, реквизиты контактного лица и реквизиты менеджера, оформившего заказ. Кроме того, в письме могут быть использованы системные реквизиты произошедшего события (Рисунок 1.9).

 

03

Рисунок 1.9. Реквизиты события

Если один и тот же реквизит привязан к нескольким объектам, то порядок получения реквизитов следующий:

·        Реквизиты заказа.

·        Реквизиты менеджера.

·        Реквизиты контрагента.

·        Реквизиты контактного лица.

При нахождении реквизита поиск дальше не производится. Если необходимо, например, послать письмо контрагенту и менеджеру, нужно использовать разные реквизиты (пусть и одинаковые по смыслу) и разные шаблоны писем.

В письмах, предназначенных для рассылки, в качестве метасимволов можно использовать только реквизиты контрагента.

Если необходимо переместить шаблон письма с одной ветки классификатора на другую, пользователь должен отметить наименование шаблона в списке шаблонов и нажать кнопку «Изменить привязку к классификатору». Будет открыто окно (Рисунок 1.10), в котором нужно будет указать новую ветку классификатора и нажать кнопку «Сохранить».

 

04

Рисунок 1.10. Изменение привязки к классификатору

1.5.         Настройка отправки сообщений

Для настройки отправки сообщений необходимо в меню «Настройка – Параметры…» установить параметры рассылки:

 

01

Рисунок 1.11. Параметры рассылки

·        Адрес электронной почты. Должен соответствовать условиям, накладываемым SMTP-сервером.

·        Имя отправителя.

·        Пароль отправителя.

·        Сервер исходящей почты (SMTP).

·        Номер порта (как правило 25). Порт должен быть открыт для исходящих соединений.

·        Флаг «Использовать безопасное соединение на стандартный порт». При установке флага необходимо убедиться, что SMTP-сервер поддерживает данный вид соединения и обладает действующим сертификатом.

·        Флаг «Использовать HTML в тексте письма».

·        Флаг «Использовать асинхронный режим отправки писем». В случае использования асинхронного режима работа приложения продолжается, не дожидаясь ответа от SMTP-сервера. В этом случае не будет контролироваться корректность отправки писем. Поэтому устанавливать этот флаг стоит, лишь убедившись в корректности настроек.

1.6.         Привязка почтовых сообщений к событиям

Рассылка почтовых сообщений может быть привязана к фактам регистрации и аннулирования событий.

Привязка почтовых сообщений к событиям производится на закладке «Отправка сообщений»  справочника событий (меню «Настройка – События по заказам…») (Рисунок 1.12).

 

02

Рисунок 1.12. Привязка почтовых сообщений к событиям

Для того чтобы выполнить привязку необходимо выполнить следующие действия:

·        В списке событий, расположенном в левой части окна, отметить событие, к которому будет привязана отправка писем.

·        Нажать кнопку «Настроить», расположенную над списком «Отправлять при регистрации события». Будет открыто окно выбора шаблонов писем (Рисунок 1.13).

·        В списке доступных шаблонов отметить требуемый шаблон, кнопкой «Переместить вправо» переместить шаблон в список «Выбранные шаблоны» (кнопка «Переместить влево» убирает шаблон из списка). Список выбранных шаблонов может содержать более одного шаблона.

·        Нажать кнопку «Сохранить».

Выбранные шаблоны будут отображаться в списке «Отправлять при регистрации события».

 

04

Рисунок 1.13. Выбор шаблонов писем

Привязка почтовых сообщений к факту отмены события производится аналогично.

При наступлении нужного события будет сформировано письмо (письма) и отправлено получателю в соответствии с заданным шаблоном (Рисунок 1.14).

 

03

Рисунок 1.14. Полученное письмо

1.7.         Рассылка почты по адресам из справочника контрагентов

Система позволяет организовать персонифицированную почтовую рассылку контрагентам, информация о которых хранится в справочнике контрагентов системы.

Прежде чем производить рассылку необходимо подготовить соответствующий шаблон почтового сообщения (см. п. 1.4).

Для выполнения рассылки используется «мастер», который вызывается из пункта меню «Оформление – Рассылка писем…».

На первом шаге нужно выбрать шаблон письма подлежащего рассылке (Рисунок 1.15). Список предлагаемых шаблонов соответствует справочнику «Шаблоны писем».  Сделав выбор, пользователь должен нажать кнопку «Вперед».

 

01

Рисунок 1.15. Мастер рассылки - выбор шаблона письма

На втором шаге открывается выбранный шаблон, в который, в случае необходимости, можно внести изменения (Рисунок 1.16).

Замечание. При внесении изменений в шаблон нельзя трогать в тексте реквизиты, которые хранятся в шаблоне письма в виде ссылок.

 

02

Рисунок 1.16. Рассылка писем - редактирование письма

На третьем шаге система предлагает определить список адресатов рассылки.  Первоначально в списке присутствуют все контрагенты, зарегистрированные в системе (Рисунок 1.17). Для того чтобы ограничить список можно воспользоваться фильтром (кнопка «Применить фильтр» на панели управления).  Для того чтобы исключить из рассылки конкретного контрагента необходимо установить флаг в колонке «Не отправлять».

 

04

Рисунок 1.17. Рассылка писем – формирование списка рассылки

На следующем шаге (Рисунок 1.18) пользователь должен нажать кнопку «Отправить», после чего система осуществляет отправку писем.

 

05

Рисунок 1.18. Рассылка писем - кнопка "Отправить"

Процесс рассылки отображается в окне «Ход выполнения» (Рисунок 1.19).

 

06

Рисунок 1.19. Рассылка писем – завершение

По завершению процесса можно повторить рассылку, вернувшись нажатием кнопки «Назад» на любой шаг работы  «мастера».